Sfaturi privind Răspunsul la un RFI si RFP & Esenta de dezvoltare a unui contract de servicii câștigătoare

Răspunsuri la o solicitare de informații (RFI) și cererea de propuneri (RFP) includ în mod tipic aceste obiective principale: obținerea de noi afaceri, pentru a demonstra capacitatea de a rezolva o provocare specifică și de a informa clientul cu privire la resursele necesare. Aceste resurse ar putea include costurile financiare, accesul la personal, informații și alocarea de timp. Companiile se poate referi, de asemenea, la o terminologie alternativă pentru a solicita trimise de furnizorii de servicii, cum ar fi solicitarea de aplicare (RFA), sau o invitație la licitație (ITB). Dezvoltarea unui contract de servicii câștigătoare va include aceste elemente să stea afară din competiție.

Stilul de scriere ar trebui să demonstreze o înțelegere despre cultura de afaceri și de a folosi o comunicare corespunzătoare pentru public. Unele răspunsuri RFI sau RFP sunt un follow-up la o conversație anterioară cu un manager de afaceri, care ar trebui să fie utilizat ca un avantaj. Dacă acesta este cazul, atunci comunicarea scrisă corespunzătoare ar trebui să reflecte puncte-cheie specifice menționate de către manager. Chiar dacă comunicarea nu a fost stabilită, indicii cu privire la stilul de scriere a unei organizații pot fi găsite pe site-urile sau în materialele companiei. Societatea utilizează un stil formal sau informal scris? În cazul în care comunicarea unei companii este formală, RFP ar trebui să reflecte un ton similar. Managerii sunt rapoarte mai puțin confortabile de lectură scrise cu un ton informal, chiar și în cazul în care există o relație stabilită. scris informală în elaborarea unui contract de servicii poate veni peste ca neglijent sau leneș, și este adesea privit ca neprofesionist.

Răspunsul la un RFI sau RFP necesită un format sistematic. În general, răspunsul include o copie a RFP originale. Raportul poate fi limitată la un format predeterminat atribuit de afaceri solicitante, dar ar trebui să aibă întotdeauna logo-ul companiei dvs. și informațiile de contact formatate în mod constant pe fiecare pagină. Rețineți că, dacă trimiteți electronic, unele programe pot să nu permită grafice pentru a încărca. Un membru supleant, „numai text“, format ar trebui să fie pregătite în cazul în care rapoartele client probleme cu vizualizarea propunerii.

Fiecare răspuns la o propunere ar trebui să înceapă cu o introducere la problema. Introducerea poate include o scurtă trecere în revistă a situației clientului, activități specifice, responsabilități și limitări, precum și o schiță a restului propunerii. Corpul este urmatoarea componenta și abordează metodele sau abordările care urmează să fie folosite în rezolvarea problemei. Propunerile câștigătoare sunt sigur de bugete de detaliu, datele și calificări. Aceste calificări pot include un portofoliu, referințe de la clienți din trecut și de studii. A treia și ultima componentă a unui RFP câștigătoare sau RFI este rezumatul. candidați puternici pentru scurt reafirm pozițiile și calificările lor și sunt neclintiți în cer pentru afaceri.

Un RFI sau RFP contract de servicii câștigătoare trebuie să fie completă, aprofundată și concis. Fiecare propunere ar trebui să fie dublu și triplu-verificate pentru gramatica, ortografia și formatare uniformă. Adendum și anexe pot fi incluse cu titluri corespunzătoare. Unele acte adiționale pentru a include scrisori de referință sunt de la clienții anteriori, rezultatele sondajului și de cercetare, bibliografii, grafice și ilustrații vizuale. ar trebui incluse numai informații care sprijină nevoile clientului și propunerea.