Lucruri de spus despre dvs. de poștă vocală

Apelanții pot lăsa mesaje pe poștă vocală pentru o varietate de motive. Unele dintre mesajele pot fi memento-uri prietenoase pentru informații de afaceri importante și contacte. Lucrurile pe care le spui în mesajul de poștă vocală, indiferent dacă este un mesaj vocal personal sau de voce de afaceri e-mail, va juca un rol important în ce fel de informațiile pe care le obține înapoi de la apelanții. Există câteva informații de bază ar trebui să includă întotdeauna pe mesageria vocală.

Primul lucru pe care ar trebui să faci în a lăsa un mesaj de plecare este de a identifica numele, organizația și numărul de telefon. Al doilea lucru pe care ar trebui să faceți este să ne adresăm tine disponibilitatea. De exemplu, poate doriți să spun că nu sunt disponibile și să dea ora și ziua în care va fi din nou. În cele din urmă, în detaliu tipul de informații pe care doriți din nou pe mesagerie vocală, cum ar fi numele, compania, numărul și, eventual, un mesaj. Un mesaj vocal tipic de ieșire ar putea suna astfel: „Sunt Bob Smith cu Sampson, Inc la 555-555-5555. Nu va fi disponibil până la ora 4 astăzi, dar vă rugăm să lăsați numele, compania și numărul și voi întoarce apelul telefonic cu promptitudine. Vă mulțumesc.“Amintiți-vă să fie scurte și să dea instrucțiuni clare, concise apelantului.

Apelanții pot suna uneori numere greșite. Prin faptul că nu expune numele, organizația și numărul de telefon de pe mesajul de ieșire, puteți primi mesaje de multe ori nu sunt destinate pentru tine. Afirmând aceste informații, asigurați-vă că apelantul știe că au ajuns la persoana potrivită sau format numărul corect. Tu poate sau nu poate doriți să încurajeze dvs. apelantului să lase un mesaj. Dacă nu-i încurajează să lase un mesaj, va fi dificil pentru tine de a judeca importanța apelului telefonic. Dacă primiți numeroase mesaje de poștă vocală, aceste mesaje sunt importante pentru a determina ce telefonul solicită să se întoarcă cu promptitudine și modul în care să se pregătească pentru apelul telefonic de retur. Dacă încurajeazã mesaje, ar trebui să ceară apelantului să fie scurt sau pentru a rezuma mesajul. mail-uri vocale cu explicații lungi de mesaje pot deveni greoaie sau nu ar putea fi necesar, astfel pierdem timpul.

Pentru că atât de multe informații sunt transmise prin intermediul mass-media sociale, ar trebui să ia în considerare, probabil, adăugarea de informații de contact on-line la mesajul de ieșire. Provocarea în a lăsa contacte sociale mass-media este obtinerea apelantului să înțeleagă unde să-l părăsească. Acesta vă poate cere să precizeze numele și nu presupune că apelantul știe. Dacă doriți un apelant să lase un mesaj la adresa de e-mail, poate doriți să spun „Poți să-mi lăsa o adresă de e-mail la Bob Smith la Sampson dot com“ sau „Puteți lăsa un mesaj la bobsmith la dot com Sampson.“folosiți discernământul dar explicitarea numele și numele companiei dvs. oferă apelantului cel mai bun împușcat la obținerea informațiilor corecte. Nu este o idee bună să menționăm adrese URL, cum ar fi Facebook sau Twitter, deoarece acestea pot fi confuz. Dacă vă simțiți cei care sunt cele mai bune locuri pentru a vă lăsa mesaje, spune în mesajul de ieșire „de asemenea, puteți să lăsați-mi un mesaj pe pagina mea de Facebook.“