Cum se scrie un Politici și procedură de carte

S-ar putea crede că motivul principal pentru scrierea unui manual de politici și proceduri este de a menține angajații în linie și pentru a elibera autoritățile de supraveghere de la scară mică. Dar motivul principal pentru asamblarea acestei cărți este de a defini și de a sprijini viziune, misiune, și obiectivele organizației. Partea de politică a manualului răspunde la întrebările: Cine? Ce? De ce? și porțiunea de procedură răspunde: Cum ?, în conformitate cu Stephen Page, autorul „. Scrierea Politici și Proceduri excepționale“ pozand necruțător aceste întrebări, vă va pune bazele pentru a scrie o carte credibil și funcțional.

Ceea ce aveți nevoie

• software-ul de flux diagramă

Crearea unui șablon utilizând procesorul de text cu „Politici de operare standard / Proceduri“ (POS) ca antetul documentului și un set coerent de secțiuni. Page recomandă utilizarea acestor specific și exclusiv: 1.0 Scop 2.0 Persoanele afectate 3.0 Politica 4.0 Definiții 5.0 Responsabilități 6.0 Proceduri 7.0 Document Aprobari 8.0 Istoria Revision

Crearea unui șablon folosind dvs. de flux diagramă software-ul cu un minim de șapte forme: dreptunghi: proces de afaceri care începe sau continuă Linii: Furnizarea Săgeți de conectare: Furnizarea de direcție și secvența de Diamant: Decizia sau ramura Oval: Punct final Forma (la alegere) pentru înregistrările de hârtie cum ar fi o formă de formă (alegere) pentru stocare electronică

Concepe o schemă de numerotare care va dezvălui departamentul și subiectul. De exemplu, numerele SOP1100 și SOP1200 ar putea reprezenta 1000 pentru Departamentul de Contabilitate și 100 pentru subiecte legate și 200 pentru datorii cei care se ocupă cu Creanțelor. Ultimele două cifre 00-99, va crește cu fiecare politică suplimentară și procedura din serie. Rezerva utilizarea literelor incrementale (A, B, C), pentru revizuirile și a menționat numai în secțiunea Revizuiri Istoric.

Interviu subiect experți în materie (IMM-uri) pentru a spăla toate etapele implicate în funcția lor de locuri de muncă. În timp ce luați notițe, să deseneze imagini ale proceselor lor de afaceri. Confirmați acuratețea secvențelor care le-ați trase înainte de a elibera IMM-ul.

supervizori de interviu și manageri pentru a determina ce așteptările lor sunt în ceea ce privește acțiunile și atitudinile subordonate lor. Cereți-le să examinați imaginile de proces pentru punctele critice de decizie și posibile creșteri de eficiență.

Consolidați atât expertiză și așteptările folosind procesorul de text. Nu vă bateți cu format sau stil. In schimb, uita-te pentru omisiuni și neconcordanțe care vor necesita continuarea procesului de interviu.

Se transferă conținutul de procesare de text la șablonul, insistând asupra faptului că fiecare gând se referă exclusiv la antetul secțiunii.

Proiect orice forme care ar putea avea nevoie să însoțească orice politicii și procedurilor dumneavoastră.

Conversia desenele în diagrame cu ajutorul dvs. diagramă de flux șablon. Alege coeziunea peste stil, dar să utilizeze pe deplin set forma șablonul lui.

Imprimați primele proiecte și examinați cu persoanele intervievate.

Transcrie organigrame dvs. în procedurile contextuale. Ați putea fi surprins de faptul că Page nu recomandă includerea unor scheme logice în cartea ta. Dar, pentru a opri un moment și ia în considerare cei care trebuie să trăiască cu cartea care le-ați construit. Este posibil să fi lucrat din greu la planurile, dar ar fi destul de distrage atentia ca imagine de fundal.

vă scrie proiectul final al politicilor și procedurilor. În cazul documentelor care sunt strict politica, care nu solicita răspuns flowcharting, puteți scrie „neaplicabile“ sub titlul de procedură.

Atribuirea unui număr la document și să obțină semnături de aprobare din partea președintelui sau CEO-ul organizației.

Crearea unui tabel numerotată de conținut ca și prima pagină, și un index de termeni-cheie ca ultima pagină.

Legați toate politicile și procedurile într-o singură carte, inclusiv orice forme care se face referire. Ai carte este acum gata de formare, reproducerea și distribuirea.