Pregătirea unui plan de administrare a contractului

Clarificarea în planul de sarcinile și domeniul de aplicare al autorității de administrator a contractului companiei. În funcție de companie, administratorul de contract nu poate fi același partid cu puterea de a acorda, semna sau modifica contracte. Ar trebui să fie prevăzute în mod clar în planul pe care un administrator de contract nu ar trebui să încheie acorduri verbale sau scrise pentru contractori în afara domeniului de aplicare al autorității sale.

Explicați funcția de orientare postaward. Orientarea postaward este o oportunitate de a clarifica înțelegerea reciprocă a cerințelor specifice contractuale. Aceasta poate include rolul contractantului, rolul administratorului de contract, puterile de control al calității și de testare de supraveghere ale companiei, precum și procedurile de facturare și aprobări de plată. clarificare postaward timpurie reduce potențialul de neînțelegere la începutul procesului.

Descrieți îndatoririle de monitorizare a performanței tehnice administratorului de contract. Acest lucru poate implica efectuarea de vizite la fața locului, analiza rapoartelor de performanță contractantului și întâlnirea direct cu contractantul privind progresul contractului. Asigurați-vă clar în planul de administrare a contractului, care în cadrul companiei ar trebui să primească o notificare de dificultăți tehnice sau contractuale întâlnite în timpul efectuării.

Proiecte de proceduri pentru depășirea costurilor de monitorizare. În planul de administrare a contractului, prevăd proceduri pentru efectuarea auditurilor de costuri care să asigure că bugetele sunt menținute. Acest lucru este necesar în contractele cu costuri suplimentare, spre deosebire de contracte cu preț fix. Procedurile pot include examinarea rapoartelor și planurile de progres contractor, care pot dezvălui potențiale depășiri de costuri. De asemenea, menținând în același timp-card, conectare în coli și orele suplimentare de informații în foile de calcul este o modalitate de a urmări costurile de resurse umane.

Explicați procesul de plata facturilor pentru serviciile sau produsele livrate. Cum plățile sunt efectuate pe un contract este prevăzut în detaliu într-un contract scris. În cazul în care plățile sunt în curs de desfășurare, acestea ar trebui să fie în timp util și prelucrate cu precizie. Un plan de administrare a contractului ar trebui să ofere direcția de a contracta administratori cu privire la notificarea în timp util pentru a contractorilor de defecte de facturare. De asemenea, examinați prima factură contractorului în detaliu cu contractantul pentru a aborda potențialele probleme în ceea ce privește formatul facturii și nivelul de detaliu. Acest lucru va face mai ușor de facturi ulterioare și revizuirea procesului.

Adresa corecturi contractuale și modificări. Planurile de administrare a contractelor ar trebui să abordeze procedurile de notificare a personalului de conducere sau de execuție în ceea ce privește corecțiile necesare sau modificări ale contractului. În funcție de tipul contactului și durata acestuia, poate fi cea mai bună practică pentru a stabili întâlniri trimestriale de performanță cu contractantul și managementul de nivel superior relevant sau personalul de conducere din companie.

Furnizarea de instrucțiuni privind închiderea unui contract. De obicei, acest lucru se întâmplă în cazul în care contractantul a efectuat toate ieșirile necesare pentru finalizarea părții sale din contract. Elaborarea unei liste de verificare generală de audit closeout în planul de administrare a contractului. Aceasta poate include repere generale care pot fi mai deplin dezvoltate și personalizate în baza contractului individual. Această listă de verificare finală closeout ar trebui să fie o parte permanentă a fiecărui fișier de contract închis. Acest lucru ajută să se asigure că toate acțiunile de executare a contractului au fost finalizate.