Separarea taxelor incompatibile în contabilitate

Aproape în fiecare zi, ne întoarcem la știri și să audă de deturnare de fonduri și fraudă care apar la companii mari și mici. De multe ori, discuțiile managerul despre modul în care ea nu s-ar fi crezut că angajatul ar fi luat fonduri. Din păcate, nu se poate uita doar la un potențial angajat și spune dacă va comite o fraudă. Cu toate acestea, dacă ați înțeles cum să separe îndatoririle în funcția de contabilitate, puteți face fraudă dificil să se angajeze, ușor de identificat și de a vă menține în afara știrile de seară.

Companiile care completează o mare parte a tranzacțiilor cu numerar ar trebui să fie atent să pună în aplicare activități de control adecvate în jurul funcției de numerar. La un nivel minim, angajații care se ocupă de numerar nu ar trebui să fie aceiași angajați care contează complet sertar de bani și audituri. Un control comun este de a avea un angajat și manager conta sertarul cu bani împreună la începutul turei unui casier și conta sertarul împreună la sfârșitul schimbului. Multe case de marcat și vânzările sistemelor de calcul va pregăti un raport de activitate care va oferi soldul de numerar așteptat în sertar. Pentru a fi în măsură să pună în aplicare acest control, un singur angajat ar trebui să utilizeze un sertar de bani la un moment dat.

Conturile angajaților Creantelor nu ar trebui să fie implicate în deschiderea e-mail pentru conturile departamentului de primit. Faptul că alți angajați e-mail deschis și plățile de logare primite reduce drastic posibilitatea ca angajații conturile de încasat pot fura plăți din e-mail și să acopere urmele prin postarea de ajustări la conturile clienților. Implementarea acestui control contabil poate fi simple- aproape orice angajat este calificat pentru a deschide e-mail și log plățile primite și în companiile mai mici, procesul durează puțin timp.

În funcție de plătit conturi, capacitatea de a intra vânzătorii în sistemul de plată și capacitatea de a procesa plățile ar trebui să fie separate. conturile de personal de plătit, care sunt date de acces la ambele funcții ar putea crea „vânzătorii fantomă“ și procesați plăți către acești furnizori Ill-intentionate. vânzătorii fantomă sunt companii false care există în sistemul contabil în scopul de a primi plăți, care sunt destinate pentru persoana care comite fraude. O segregare similară a sarcinilor ar trebui să existe în funcția de salarizare, ca „angajații fantomă“ reprezintă un analog de resurse umane pentru vânzătorii fantomă.

Un control adecvat care poate mări separarea dificultăților taxelor în companii mai mici este o revizuire extras de cont bancar. În cazul în care proprietarul sau managerul companiei revizuiește extrasul de cont periodic pentru activitate neobișnuită, și angajații știu că această revizuire este completată în mod frecvent și competent, activitatea frauduloasă este descurajat, iar atunci când acesta există, poate fi prins în timp ce impactul este mic.