Care sunt diferitele sisteme de evidență de clasificare?

Sistemele de depunere și de clasificare se împart în trei tipuri principale: în ordine alfabetică, numerice și alfanumerice. Fiecare dintre aceste tipuri de sisteme de evidență are avantaje și dezavantaje, în funcție de informațiile fiind depuse și clasificate. În plus, puteți separa fiecare tip de sistem de arhivare în subgrupuri. Un sistem eficient de clasificare de evidență folosește tipul cel mai logic, practic și flexibilă a sistemului de informații implicate.

Sisteme de actualitate în ordinea alfabetică a clasifica informații în conformitate cu un subiect, atunci fișierul etichetele subiect în ordine alfabetică. Informații înrudite nu sunt ținute împreună în acest sistem. De obicei, acest tip de sistem este cel mai bine atunci când cantități mici de informații sunt implicate. Acest tip de depozit și de sistem de clasificare este uneori cunoscut ca un sistem de „dicționar“. Atunci când numele personale sunt depuse, ultimele nume sunt folosite ca sortator primar, cu primele denumiri utilizate numai în cazul numelor ultimelor identice.

Într-un sistem de „enciclopedie“ depozit și clasificare, informațiile sunt mai întâi defalcate în funcție de categoria generală, cu sub-categorii fiind plasate în ordine alfabetică. Acest tip de sistem de evidență este deosebit de util pentru manipularea unor cantități mari de informații, deoarece utilizatorii sistemului nu trebuie să păstreze numele unui anumit fișier în minte să-l găsească. In schimb, ei pot începe prin căutarea pentru categoria generală și căuta în ea pentru a găsi fișierul specifice de care au nevoie.

Un subset al sistemului de evidență Encyclopedia și clasificare este alfabetică sistemul de evidență geografic. Într-un sistem geografic, cele mai importante categorii sunt defalcate în funcție de locații. Puteți utiliza orice tip sau dimensiune de locație, din țări în orașe în câmp birouri. Utilizatorii acestui tip de pornirea sistemului prin alegerea zonei geografice relevante pentru căutarea lor, apoi căutați în ordine alfabetică în acest subiect pentru a găsi informațiile specifice pe care le caută.

Drepte Sistemele de evidență și de clasificare numerice sunt foarte simplu de utilizat, în general, deoarece acestea încep de la numărul unu și eticheta fiecare fișier cu numărul următor. Cu toate acestea, utilizarea acestui tip de sistem este limitat, deoarece necesită adesea un index pentru a ajuta utilizatorii să găsească fișierele pe care le caută, și fișiere de mare activitate poate deveni congestionate în jurul valorii de aceeași zonă numerică.

În sistemele de evidență numerice duplex, fișierele sunt date etichete numerice cu mai multe seturi de numere implicate. Acest tip de sistem de evidență poate manipula cantități mari de date. Diferitele seturi de numere pot corespunde principalelor categorii și subcategorii, paralleling sistemul enciclopedie de depunere și clasificare. Un dezavantaj la un astfel de sistem este că un indice este necesar pentru a înțelege ce fiecare grup de numere se referă la. Un tip foarte familiar de sistem numeric duplex este sistemul Dewey zecimal, care majoritatea bibliotecilor folosesc pentru a cataloga colecțiile lor.

O altă subcategorie a sistemelor de evidență numerice sunt sisteme cronologice, în care fișierele aranjate după dată. De obicei fișierele sunt mai întâi grupate pe an, apoi de o lună, apoi de zi. fișiere prin corespondență, cum ar fi liste de e-mail, sunt organizate în mod obișnuit în acest mod, cu cele mai recente piese de date enumerate mai întâi.

În sistemele de evidență alfanumerice, informațiile sunt clasificate în funcție de categorie într-un sistem enciclopedică, dar folosind litere și cifre pentru a indica categorii. Utilizarea ambelor litere și cifre permite un câmp mult mai mare de categorii decât o face utilizarea numerelor în monoterapie. Astfel, Biblioteca de depozit și de clasificare sistem Congresului, care este alfanumerică, permite o gamă mai mare de categorii decât o face sistemul Dewey zecimal, care este limitată la zece categorii majore.