Cum de a planifica o conferință de apel

Cum de a planifica o conferință de apel. În lumea corporativă, întâlnirile sunt o parte esențială a comunicării. O modalitate de a desfășura întâlniri în care participanții pot fi în birouri diferite, sau chiar diferite părți ale lumii, este prin programarea unui apel conferință. Cu toate apelurile de conferință poate fi un mod convenabil de a comunica, există câțiva pași pe care ar trebui să ia unui plan cu succes. Urmați aceste sfaturi pentru a planifica un apel conferință.

Decide cu privire la o dată și o oră pentru apelul conferință. Asigurați-vă că pentru a lua orice participant care locuiesc în diferite zone de timp în considerare în planificarea timpului. Nu vrei să-și planifice un apel conferință pentru un timp înainte sau după colegii dumneavoastră ar fi în mod normal, la birou.

Aranjați pentru un număr de apel conferință de la centrul de conferințe al companiei dvs., sau contactați un furnizor online, care facilitează apeluri conferință. Acest lucru implică de multe ori crearea și cont de plată și o taxă mică, dar este o opțiune convenabilă în cazul în care compania dvs. nu oferă servicii de conferințe.

Se prepară o solicitare de întâlnire care detaliază data, ora și subiectul propus. Acest lucru ar trebui să fie trimise prin e-mail participanților apel conferință cu câteva săptămâni înainte de timp pentru a le oferi suficient timp pentru a se potrivi apelul conferință. Asigurați-vă că pentru a include instrucțiuni de apelare specifice, precum și orice numere PIN participanții vor avea nevoie pentru a accesa apelul.

Creați o agendă pentru apelul conferință. Agenda dvs. ar trebui să acopere ceea ce doriți apelul conferință pentru a realiza, ce rezultate vor fi necesare în urma apelului și care participanții vor fi responsabili pentru pașii următori.

Trimite pe ordinea de zi, precum și orice informații suplimentare participanții vor trebui să revizuiască de mai multe zile înainte de apel. S-ar putea să includă foi de calcul sau rapoarte care oferă de fundal pentru subiectul pe care intenționați să abordeze.

Urmărirea personal cu orice participanții pe care nu au primit confirmarea de la o zi înainte de apelul conferință. Un apel telefonic este cel mai bine în acest caz, deoarece participantul nu poate fi primit un e-mail cu solicitarea de întâlnire.