Ghidurile de record

Sistemele de management de succes record de a stoca în siguranță, înregistrările și de a crea o metodă de organizare pentru crearea, întreținerea, utilizarea și eliminarea înregistrărilor. Crearea și actualizarea permanentă a liniilor directoare de management de înregistrare este esențială pentru menținerea integrității sistemului. Cu linii directoare pentru cerințele de informare, metodele de introducere, termenele de stocare și de rezervă, reglementările de securitate și rapoarte precise, puteți crea un sistem eficient de management de înregistrare.

Elaborarea de orientări pentru ce tip de informații companiei dvs. dorește și trebuie să stocheze. Aceasta ar trebui să includă contracte, dosare ale angajaților, documentele de constituire, înregistrări ale clienților, date de reglementare, înregistrările financiare și orice alte informații pertinente care sunt necesare de afaceri. Compilați această listă, prin consultarea cu mai multe departamente pentru a asigura caracterul complet și conformitatea cu orice nevoie funcțională. Examinați lista finală cu consilierul juridic al companiei dvs. pentru a verifica dacă informațiile necesare pentru a îndeplini obligațiile legale este inclusă în liniile directoare de stocare de management de înregistrare.

Elaborați o metodologie de intrare record pentru fiecare tip de înregistrare. Înregistrările pot fi introduse manual, importate din sistemele complementare sau de intrare prin intermediul unui sistem de scanare. Aceste metode de intrare ar trebui să fie fiabile și sigure. Pentru schimburile electronice, a pus în controale de redundanță care asigură transferuri exacte. Pentru introducerea manuală, să inițieze un sistem de controale de calitate pentru a asigura acuratețea.

termenele de depozitare pentru fiecare tip Desemnați de înregistrare a intrat în sistem. Timelines ar trebui să ia în considerare obligațiile legale, constrângerile sistemului de date și funcționalitate. Pentru înregistrările rar-accesate, ia în considerare un sistem de stocare complementar, care permite accesul ocazional la înregistrări. Aceste înregistrări pot fi comprimate pentru minimizarea nevoilor de stocare. Stocarea înregistrărilor departe de sistemul de înregistrare principal permite înregistrările utilizate în mod frecvent să fie tras mai repede. orientările dumneavoastră de management de înregistrare ar trebui să includă proceduri de backup de rutină și, de preferință, în afara amplasamentului de stocare a înregistrărilor duplicat critice.

Un plan de securitate in profunzime este o parte esențială a planului de management de înregistrare. Grupul înregistrează în grupuri de securitate care pot fi clasificate și atribui acces securizat, protejat prin parolă la grupurile corespunzătoare ale angajaților. Acest control de securitate ar trebui să se aplice, de asemenea, oricui are acces la datele de intrare, efectua lucrări de întreținere, și de a folosi sau distruge înregistrări. clearance-ul de securitate examinăm în mod regulat pentru a asigura respectarea obligațiilor de reglementare și societate. Incorporarea clearance-ul de securitate în noi proceduri ale angajaților și procedurile angajaților terminate.

raportarea de rutină ar trebui să fie o parte a sistemului de management de înregistrare. Aceste rapoarte ar trebui să includă liste de utilizatori care au accesat date sensibile, orice modificări ale clearance-ului de securitate, eroare de raportare pentru înregistrări incomplete, și înregistrările care sunt supuse eliminării. Adăugați rapoarte pentru orice domenii de date critice.