Cum de a planifica o mutare de birou

Mutarea la birou este ceva care poate dura luni de planificare atentă și luarea în considerare și nu se poate face peste noapte. Când sunteți de planificare pentru a muta un birou, există câțiva pași pe care trebuie să ia pentru a se asigura că mutarea se face în mod eficient și fără incidente. Când planificate corect, puteți muta un birou întreg pe parcursul week-end și să fie din nou în afaceri de luni dimineața.

Desenați un aspect de noile birouri în noul spațiu pe care l-ați ales. Include toate camerele și mobilier care ar trebui să fie incluse în fiecare cameră. Layout-ul ar trebui să arate fiecare cameră a noului birou, inclusiv bucătărie și baie spații. Deși mobilier de birou ar trebui să fie atras în toate camerele, acest lucru nu trebuie să fie locul final pentru elementele de mobilier pentru a merge. Acest desen nu trebuie să fie la scară, ci ar trebui să ofere un sens general a ceea ce noul spațiu de birouri va arata. Asociați fiecărui birou cu numele persoanei care va fi în ea și etichetați toate spațiile cubicle cu numele angajaților dumneavoastră. Imprimați copii ale desenului și să le predea tuturor angajaților.

Atunci o privire avocat asupra tuturor contractelor de închiriere și chiriaș înainte de a le finaliza. Asigurați-vă că ați înțeles termenii contractului de închiriere și că Chiriasul furnizează un serviciu echitabil. Verificați prețurile pentru alte spații de birouri comparabile din zona pentru a determina dacă sunteți sau nu plătesc un preț de piață echitabil pentru chiria. Odată ce sunteți mulțumit cu contractul de închiriere, să semneze și să-l finalizeze. Acest lucru ar trebui să se facă cel puțin o lună înainte de mutare.

Faceți cunoștință cu angajații dumneavoastră pentru a discuta despre aspectul noilor birouri. Aflați dacă acestea sunt mulțumiți de noile aranjamente sau în cazul în care modificările trebuie să fie făcute. Discutați despre detalii, cum ar fi facilități de bucătărie și baie, spatii de birouri personale și săli de ședințe. Lucrați împreună pentru a se asigura că nevoile fiecăruia sunt îndeplinite. Întrebați angajații întrebări, cum ar fi, "Are acest aspect de birou satisface nevoile dumneavoastra?" și "Te simți confortabil că va fi capabil să funcționeze în mod eficient și eficient în acest nou aspect?" Fii flexibil cu privire la dispunerea de cabine și echipamente de birou, cum ar fi copiatoare și calculatoare. Angajații dumneavoastră pot fi în măsură să vă ofere informații atât de necesare cu privire la eficiența zonelor de lucru comune. Atribuirea de birouri individuale pentru angajații care sunt în managementul bazat pe spatiile de birouri pe care le au deja. Aceste spații ar trebui să fie non-negociabile.

Sesizați companiile de telefonie, electrice și de apă de mutare planificat și să facă aranjamente pentru servicii la noile birouri. Întrebați dacă compania dumneavoastră poate păstra numărul său de telefon, pentru a evita complicațiile. serviciile de utilități ar trebui să fie notificat mutarea cu cel puțin două săptămâni în avans. Anunță-le prin apelarea departamentului de service al fiecărui serviciu de utilități și care solicită să vorbească cu un reprezentant. Lăsați-i să știe când serviciile la birourile vechi ar trebui să fie oprit și atunci când serviciile la noile birouri ar trebui să fie pornit. Dacă efectuați orice modificări ale modului în care vi se va plăti facturile, ar trebui să faci asta în acest moment, de asemenea.

Curățați orice elemente care nu sunt necesare în birou curentă prin verificarea în jurul birourilor pentru orice echipament care este out-of-data sau nu a fost utilizat în cel puțin un an, cum ar fi un proiector de diapozitive sau VCR. fișetele Purjare de fișiere pe care nu aveți nevoie și de a scăpa de orice mobilier, care este rupt sau nu se deplasează la noul birou. Acestea sunt elemente care pot fi probabil aruncate afară. Au lucrătorii să ia toate elementele lor personale acasă pentru a fi mutat la noul birou la momentul oportun.

Se prepară un anunț mișcare pentru toți clienții dvs.. Includeți informații cum ar fi data de mutare și locația noului birou. Tu ar trebui să includă, de asemenea, o mică hartă cu indicații de orientare către noul birou. Trimite aceste anunțuri prin e-mail prin cel puțin două săptămâni înainte de mutare.

Angaja o companie în mișcare, care va fi responsabil pentru deplasarea tuturor mobilier și echipamente de birou pentru noul spațiu de cel puțin o lună înainte de mutare. Pe zi înainte de mutare, caseta de sus toate fișierele, cărți și alte produse diverse, astfel încât este pregătit birou pentru mutari.