Cum se scrie un memo Interoffice

conținut

Ceea ce aveți nevoie

Memorandumurilor - scurt pentru memorandum - sunt aproape la fel ca și litere. O diferență principală dintre ele este faptul că scrisorile transmite informații către persoanele din afara unei organizații, în timp ce, în general, memo-uri sunt scrise de oameni de pe interior. O altă diferență între litere și memo-uri este formatul. O scrisoare folosește un salut ( „Doamna“) și o strânsă ( „sinceritate“) - o notă nu. Un memo conține întotdeauna o linie de subiect. Memorandumurilor poate fi formal sau informal, în funcție de cine le va citi.

Planul de conținut

Lista punctelor de care aveți nevoie pentru a face în nota și notați informațiile necesare pentru a sprijini aceste puncte. Includeți informații de fond, care este nevoie pentru a da un subiect de context.

Comanda informațiilor. În cazul în care subiectul este complex, neplăcut sau controversat, contextul de fundal, probabil, ar trebui să meargă mai întâi. În caz contrar, începe cu ideea principală.

Verificați pentru a vă asigura că nu ați lăsat afară sau informațiile principale.

Adunați documentele justificative va fi nevoie de referință pe măsură ce scrie memo-ul.

Formatați Memo

Verificați pentru a vedea dacă compania dvs. are un format preferat pentru note interoffice. Unele companii au chiar forme memorandum pretipărite. Utilizați formatul preferat sau preimprimate în cazul în care unul este disponibil.

Setați marginile, lăsând cel puțin un spațiu de 1 1/2-inch atât în partea de sus și de jos și un spațiu de 1 inch pe fiecare parte. Conținutul notei trebuie să fie centrată pe Pagina- în cazul în care memoria este foarte scurt, marginile de sus și laterale trebuie să fie crescută.

Setați stilul documentului de procesare de text pentru a bloca format: aliniat la stânga, la un rând, cu un spațiu între paragrafe.

Creați un titlu

Tastați la poziția componentelor pentru a începe memo, o componentă pe linie unică distanțate. Fiecare componentă trebuie să fie urmat de două puncte. De exemplu:
dаta:
La:
Din:
Subiect:

Completați informațiile de subiect, folosind un stil de titlu. Adică, cuvintele din subiectul ar trebui să fie toate cu majuscule, cu excepția articolelor, prepozițiilor și conjuncțiilor cu mai puțin de patru litere, cu excepția cazului în care începe sau se încheie titlul. Asigurați-vă subiectul specific.

Completați „Data,“ linii „la“ și „De la“, aliniind primul cuvânt din fiecare cu primul cuvânt al liniei subiect. Data trebuie să fie scrise cu precizate luni - 04 iulie 2020, de exemplu. Utilizați numele complete pentru liniile „la“ și „From“.

Creați o poziție pe a doua și următoarele pagini în cazul în care memoria se execută mai mult de o pagină. În cazul în care nota este la mai mulți destinatari, utilizați o formă prescurtată a linia de subiect, spațiu unic și include data, apoi din nou spațiu unic și include numărul paginii. Dacă la o singură persoană, puteți utiliza o formă alternativă, listarea numele cititorului, numărul paginii și data pe o singură linie, numele aliniat dreapta, numărul centrat și data aliniat la stânga.

Scrieți organismului

Scrie un paragraf introductiv, dacă cititorul are nevoie de ea pentru context. Acest paragraf dă istorie, precizează problema care trebuie abordată în nota și / sau reîmprospătează memoria cititorului cu privire la comunicările anterioare despre acest subiect.

Stat ideea principală a notei. Acest lucru va fi linia de deschidere, dacă nu ați scrie un paragraf introductiv. Aici anunța o politică, soluție, decizie, recomandare, constatare sau eveniment. Dacă nu a existat nici o introducere, oferi context scurt, de exemplu, „Așa cum am discutat ...“ sau „De la cantină a fost confruntă cu linii lungi ...“

Furnizarea de informații necesare pentru a explica, sprijini sau complet transmite informația cititorului trebuie să înțeleagă acest subiect.

Termina

Furnizarea de notări în partea de jos, cum ar fi „cc:“ dacă trimiteți o copie a notei cuiva în afară de persoana care figurează în rubrica.

Editați nota. Asigurați-vă că ortografia și gramatica sunt corecte, idei sunt dezvoltate și că cititorul va înțelege ceea ce trebuie să spui.

Imprimați nota si initial ea. Unele organizații doresc inițialele scrise de lângă „De la“ linia în antet. Alții doresc inițialele în partea de jos. Verificați politica companiei.

sfaturi Avertismente

Fie scris o notă la un superior sau un subordonat, la mai multe persoane sau pentru a informa pe alții despre subiecte controversate sau nedorite, păstrează tonul și note formal.Keep oamenilor de afaceri concise, clare și ușor de citit.

Când scrieți, ține cont de faptul că memo-uri nu mai sunt de comunicații temporare așa cum au fost odată. Conținutul probabil va persista pe termen nelimitat, păstrate la dosar ca o înregistrare a activității companiei și istorie. Deci, scrie cu permanența în minte.