Cum se scrie o scrisoare de însoțire RFP

Fiecare cerere de propuneri ar trebui să includă o scrisoare de intentie, chiar dacă suma licitată conține un rezumat. Fiecare dintre ele are un scop diferit, și ei lucrează împreună nu numai pentru a crea o impresie bună, dar, de asemenea, pentru a dovedi că înțelegeți atât cerințele postului de client și. Cu toate acestea, pentru că o scrisoare de intentie ar trebui să arate că înțelegeți cerințele cheie ale clientului, fără a deveni un mini-propunere, unii oameni consideră că este mai dificil de a scrie.

Relația ta cu clientul potențial, și uneori instrucțiunile din kit RFP, determină dacă scrisoarea ar trebui să ia pe un ton formal sau personal. Atâta timp cât sunteți scrisori oneste și sincere, personalizate în care compliment și mulțumesc client de multe ori sunt cele mai eficiente. De exemplu, să includă afirmații cum ar fi „Vreau să profit de această ocazie să vă mulțumesc pentru ajutor“ și „ajutorul și îndrumarea dvs. dovedit a fi de neprețuit“ în corpul scrisorii.

Utilizarea de papetărie cu antet și un format de scrisoare de afaceri, împărțiți scrisoarea în trei secțiuni: o introducere, un corp și un scurt paragraf de închidere. Utilizați un font serif, cum ar fi Garamond, Georgia sau Times New Roman, cât mai mulți oameni găsi fonturi serif mai ușor de citit. Limitați scrisoarea de intentie la nu mai mult de una sau două pagini.

Deschideți scrisoarea de intenție cu o scurtă declarație, deschidere relevante, cum ar fi „Închisă este propunerea I-ai promis“ sau „M-am bucurat vorbind cu tine despre proiectul de propunere.“ Urmați acest lucru cu un paragraf în care comunicați înțelegerea deplină, prin retratarea specifice cerinţe de conducere RFP. Spune-i cititorului dacă propunerea include fișierele atașate, și dacă o face, evidențiați pe scurt conținutul, și să termin introducerea prin specificarea intervalul de timp care oferta de preț este valabil.

Includeți orice informații necesare, cum ar fi istoria, calificările afacerii dvs. sau referințe care RFP ar putea solicita în corpul scrisorii. Concentrați restul scrisorii privind adresarea de până la patru nevoi principale ale clienților. De exemplu, utilizați marcatori pentru a rezuma modul în care produsul sau serviciul dvs. va satisface nevoile cele mai importante ale clientului. Apoi, extinde pe fiecare punct de glonț în paragrafele rămase.

În paragraful de închidere, asigurați-vă că pentru a furniza informații complete pentru persoana punctul de contact, inclusiv numele, titlul, adresa, numărul de telefon, numărul de fax și adresa de e-mail. Includeți un „pasul următor“ sau apel la acțiune, cum ar fi: „Vă voi contacta mai târziu în această săptămână pentru a răspunde la orice întrebări ați putea avea“ sau „Te voi suna săptămâna viitoare pentru a discuta această propunere“ Finish cu o expresie politicoasă și numele și titlul.