Cum funcționează o comandă de achiziție?

O comandă de achiziție este o modalitate pentru întreprinderi și companii pentru a comanda bunuri și servicii. Unele ori o comandă de achiziție este menționată ca o rechiziție de cumpărare, sau pur și simplu o P.O. Comanda de achiziție este un document scris între cumpărător și vânzător detaliind articole, servicii și alte informații necesare în ceea ce privește bunurile și serviciile pe care cumpărătorul intenționează să cumpere de la vânzător.

Comenzile de aprovizionare sunt inițiate de către cumpărător și de obicei sunt pe numerotate în mod unic, formulare pre-imprimate. În funcție de dimensiunea companiei, o persoană poate fi responsabilă pentru inițierea ordinelor de cumpărare, cum ar fi un agent de achiziții. Sau mai multe persoane în cadrul unui departament de achiziții poate împărți sarcina de a comanda bunuri și servicii.

Informațiile furnizate pe o comandă de cumpărare poate diferi între companii, în funcție de tipul de bunuri sau servicii necesare. Cu toate acestea, cele mai multe comenzi de achiziție conține detalii ale mărfurilor și / sau serviciilor comandate. Aceste informații pot fi cât mai detaliate dorește de către cumpărător. Cel mai important element în ceea ce privește o comandă de aprovizionare, este numărul unic al ordinului de cumpărare. Acest număr va fi folosit pentru a urmări achizițiile, comenzile restante, transferurile primite și conturile datorii. Unele dintre alte detalii incluse pe o comandă de achiziție sunt: ​​descrierea pieselor sau a forței de muncă, numere de o parte, cantitatea achiziționate, costul unitar, costul total, condițiile de plată, metode de livrare, date de livrare, condițiile de transport, navă la adrese, reducerile oferite și pot include informații de contact ar trebui să apară o întrebare despre comanda.

Tehnologia de azi permite ordinele de cumpărare să fie trimise prin intermediul serviciului poștal, e-mail, telefon și fax. Odată ce un distribuitor de bunuri sau servicii primește o comandă de cumpărare, se iau măsurile necesare pentru a umple comanda. Atunci când navele de comandă, o formă de ambalare este, în general, cu transportul inclus, cu trimitere la comanda de aprovizionare, astfel încât, atunci când sunt primite mărfurile, comanda poate fi marcat complet. Dupa ce comanda a fost umplut și expediate (sau efectuate, în cazul în care este implicată de muncă), o plată factură care solicită va fi trimis de la vânzător la cumpărător. Factura se va referi, de asemenea, numărul de ordine de cumpărare. La primirea facturii, conturile de plată se poate verifica și de trimitere factura la comanda de aprovizionare. Pasul final este plata facturii de către cumpărător pentru bunurile și serviciile primite.