Cum de a planifica un raport de afaceri Progres cu membrii echipei

De multe ori, rapoarte de progres necesită o abordare echipa. Un grup divers poate fi responsabil pentru punerea în aplicare a proiectului - sau au în comun răspunderea pentru rezultatele sale. Înainte de a muta în scris, de fapt, cheia este să revizuiască domeniul de activitate, atunci se definesc cine este responsabil pentru colectarea ce informații (și când). Raportul, în sine, ar trebui să sublinieze evoluții pozitive, în timp ce oferă informații oneste despre eșecuri și eforturile planificate pentru a le aborda. Dincolo de acești pași, este important să se creeze o atmosferă în care membrii echipei să comunice în mod deschis și sunt confortabile de lucru spre un obiectiv comun.

Unul dintre primele lucruri pentru a decide este cine ar trebui să facă parte din echipa ta. Puteți seama de acest lucru prin revizuirea documentelor cu privire la etapele inițiale ale proiectului dumneavoastră. Persoane de personal relevante pot fi enumerate în aceste înregistrări - sau responsabilitățile lor ar putea fi presupus având în vedere domeniul de aplicare al proiectului. În cazul unui proiect pentru a imbunatati calitatea ingrijirii livrate în cadrul unei rețele de centre comunitare de sanatate, membrii echipei primare includ directorul companiei de imbunatatire a calitatii, directori medicale la fiecare 10 de practicile sale și dosarele medicale electronice analist sisteme (EMR) . Rețineți că alte părți ar putea ajuta indirect raportul. În exemplu, în cazul în care este necesară cercetarea subiecți umani, apoi companiei Institutional Review Board (IRB) ar putea fi implicate.

Multe procese trebuie să vină împreună cu succes pentru un raport de progres. Aceste rapoarte au, de asemenea, anumite frecvențe cum ar fi trimestrial, semestrial sau anual. Ca urmare a cazului de mai sus, fiecare membru al echipei trebuie să strângă dovezi pentru a demonstra schimbari in calitate de ingrijire a sanatatii. Pentru directori medicale, ceea ce înseamnă că coordonarea survey-uri scurte cu personalul lor clinice și administrative, precum și efectuarea de comentarii diagramă. Analistul sisteme EMR lucreaza cu directorul de îmbunătățire a calității pentru a rula o serie de rapoarte clinice. Elaborarea unui program de colectare a probelor, care să ia toți factorii de timp în considerare, împreună cu întârzieri rezonabile.

După ce echipa a adunat probe in cadrul ori desemnate, decide cum să elaboreze raportul. Una sau mai multe reuniuni ar putea avea loc pentru echipa de a împărtăși și de a sintetiza concluziile. Focus pe vine la un consens cu privire la succesele și limitările generale ale proiectului. Asigurați-vă că echipa este de acord cu privire la măsurile specifice care vor fi luate pentru a rezolva provocările persistente - și să specifice datele. Rezumat executiv Raportul dvs. ar trebui să ofere cele mai importante detalii despre progresul și ce rămâne. În toate, să păstreze publicul raportul în minte. Va fi pentru afacerea dvs. de bord de directori sau de un finanțator grant federal? Anumiți cititori ar putea prefera informații tehnice și tabele statistice în timp ce altele ar putea fi parțial la limbaj general și organigrame simple.

Ultimul pas este de a elabora și finaliza raportul de progres. Nu este recomandabil să aibă mai mulți membri ai echipei de scris documentul. Nu puterea fiecăruia este scris, plus chiar buni scriitori au stiluri diferite. Alege cel mai bun și cel mai adecvat scriitor în cadrul grupului. În cazul unui raport de grant, va fi folosit probabil o persoană a personalului de la departamentul de dezvoltare. După ce prima versiune este scris, membrii echipei ar trebui să revizuiască documentul și să sugereze modificări. revizii suplimentare ar putea fi necesare, dar nu mai mult de trei sunt recomandate în total. Pe măsură ce se apropie de un proiect final, înrola un „set de ochi“, în afara care pot evalua în mod obiectiv raportul - inclusiv sângerare ușoară lipsă de informații sau neconcordanțe majore. În plus față de distribuirea raportului de către publicul său oficial, membrii echipei și administratorii cheie ar trebui să aibă copii pentru fișierele lor.