Cum pot scrie o politică de achiziții?

Scrierea unei politici de cumpărare poate părea o pierdere de timp, mai ales într-o companie mica. Dar, având o politică formală că toți angajații înțeleg va asigura că vă cheltuiți banii cu înțelepciune de operare. Pe măsură ce cresc, politicile scrise vor deveni critice pentru succesul dumneavoastră. Scrie politica de achiziție cu cei care le vor folosi în minte. Dacă acestea nu sunt în măsură să înțeleagă politica, sau în cazul în care procesul este prea complicat sau dificil de gestionat, angajații vor deveni frustrat si sunt mai susceptibile de a face fie greșeli sau să ignore în mod intenționat politica pentru a face treaba.

Decide cine va avea autoritatea de a face achiziții în numele companiei. Setați orice limite cu privire la autoritatea de cumpărare și de a determina cine va aproba achizițiile de peste aceste limite.

Scrie liniile directoare pentru selectarea furnizorului. Determina modul în care procesul de licitare va funcționa și cât de multe sume licitate trebuie să fie obținute pentru fiecare oportunitate. Explicați toate criteriile pe care cumpărătorii ar trebui să utilizeze pentru a evalua ofertele. Criteriile pot include și prețul, de calitate, de asigurare, durata de funcționare furnizor și mai mult.

Stat circumstanțele în care angajații pot intra în contractul. Să definească procesul de aprobare a contractului și atribui autoritate pentru semnarea contractului. Setați o limită maximă a contractului. Stipulează cât de des serviciu regulat de contracte trebuie să fie evaluate.

Set reguli cu privire la acceptarea de cadouri și mese de la furnizori. Unele companii permit mese, dar nu și cadouri, în timp ce alte companii permit cadouri de până la o anumită valoare dolar. Unele companii permit cadouri de grup, dar nu cadouri personale și unele furnizor interzic Gifting în întregime.

Elaborarea unui conflict de interese de politică. Unele companii interzic angajaților să cumpere de la furnizori la care aceștia dețin un interes: altele extinde interdicția companiilor în care un prieten sau membru al familiei apropiate deține un interes. Alții se aplică nici o astfel de restricție.

Stabilirea liniilor directoare de confidențialitate. Stipulează ce tipuri de informații sunt considerate confidențiale și a stabilit o perioadă de timp în care angajații în posesia acestor informații sunt interzise de la eliberarea acesteia.

Explicați sistemul de comanda. Dă instrucțiuni privind scrierea și emiterea ordinelor de cumpărare. În cazul în care sistemul de computer vă permite să setați niveluri minime de stoc și de cumpărare alertă atunci când sunt atinse aceste niveluri, explica cum se face acest lucru. În cazul în depozite de afaceri bunuri folosind un bar-codare sau alt sistem informatic, oferă instrucțiuni privind modificarea produselor existente și crearea unora noi.

Document politica pe care alți angajați, cum ar fi primirea de personal, se va folosi pentru a face agenți de cumpărare conștienți de lipsă, expedieri incorecte sau deteriorate.