Cum să elaboreze procedurile de birou?

Dezvoltarea procedurilor de birou beneficii la birou sau de afaceri, ajutându-vă și echipa de management pentru a standardiza operațiunile specifice. Procedurile de birou de ajutor în menținerea excelenței de servicii și va servi drept ghid care oferă informații necesare pentru a asigura calitatea serviciilor. Crearea de proceduri clare și precise se poate realiza urmând secvența directă de planificare a conținutului, scrierea procedurilor, producând un manual sau ghid și urmărirea tuturor revizuirile aduse procedurilor. Procedurile de birou pot fi scrise pentru o funcție specifică de birou sau pentru gestionarea întregului birou.

Ceea ce aveți nevoie

• Calendar sau Scheduler

Notați ce scrieți procedurile și care vor utiliza procedurile. Identificați cât de frecvent procedurile, sau secțiuni ale procedurilor, vor fi utilizate. Fiind specifice vă ajută să se concentreze și să structureze efortul de documentare.

Crearea unui program pentru colectarea de informații cu privire la ce sarcini sunt realizate și cât de frecvent sarcinile sunt finalizate. Interviu experți efectuarea de sarcini și să înregistreze etapele efectuate pentru a finaliza fiecare activitate în cadrul unei sarcini. În cazul în care creați pașii de la zero, trage o simplă schemă logică a pașilor de personal urmați de la început până la sfârșit pentru a finaliza sarcina.

Determinați când documentul va fi livrat și dacă va fi într-un format de hârtie sau on-line. Din motive practice, procedurile pe suport de hârtie sunt ideale, deoarece acestea servesc ca un ghid de referință ușor și sunt utile în timpul antrenamentului proceduri. Având o structură de fișier și simplă convenție-denumire a fișierelor este la îndemână atunci când creați proceduri.

Se împarte procedurile în secțiuni conform funcției. Crearea de sarcini specifice funcției atribuie un rol și responsabilitatea unei persoane, sau departament, care trebuie să completeze sarcina.

Scrieți etapele procedurale necesare pentru finalizarea fiecărei sarcini. Utilizarea notelor de interviu scrise sau înregistrate în Etapa 2, scrie activitatea în ordine, astfel încât oricine ar fi în măsură să finalizeze activitatea și sarcina cu succes. După documentarea completă a sarcinilor, efectuați o verificare ortografică și examinați conținutul complet. Este ideal pentru a avea unul sau doi experți a verifica proiectul de document pentru acuratețe.

Efectuați toate corecțiile necesare și pentru a produce un al doilea, sau finală, proiectul. Având în vedere documentul la data de livrare, efectuați o verificare finală a documentului și apoi a produce documentul final pentru imprimare sau de referință on-line. Au copia plasate într-un liant de trei inel pentru înlocuirea ușoară a paginii atunci când sunt făcute actualizări.