Cum de a păstra procesul-verbal de reuniune constructii

minute ședințe sunt rezumate formale, scrise de discuții și decizii luate într-o ședință. Acestora li se cere în mod legal la ședințele consiliului, dar sunt utile în orice moment. Având minute pentru a se folosi oferă tuturor celor implicați o înregistrare imparțială și exactă a deciziilor care au fost făcute, fără a fi nevoie să contacteze oameni care au fost în cadrul reuniunii. Atunci când se lucrează la un loc de muncă de construcție, menținând minute bune, ne asigurăm că antreprenori, dezvoltatori și arhitecți sunt toate pe aceeași pagină despre cerințele proiectului. Aceasta minimizează dor-comunicare, care încetinește adesea proiectele de construcții. Luând minute bune este destul de simplu.

Ceea ce aveți nevoie

magnetofon
Laptop

Desemnați pe cineva să ia în mod exclusiv de minute. În cazul în care participă la discuții, calitatea procesului-verbal va avea de suferit. Este mai bine pentru a aduce într-un Staffer sau site-ul asistent junior pentru a lua notițe decât să distragă atenția cuiva de la procesul de luare a deciziilor.
Discutați despre ce tipuri de înregistrări participanții la întâlnire doresc să iasă din ședință. Procesul-verbal nu în mod normal, înregistrează puncte participant individual sau întâlnirea în ordine cronologică, dar în unele cazuri, acest lucru este util. La un loc de muncă de construcție, aceasta poate fi o idee bună să noteze pozițiile reprezentanților echipajului, arhitect, și dezvoltator, dacă acestea diferă în mod substanțial. Acest lucru poate ajuta la clarificarea orice dispute viitoare.
Ia minutele de pe un computer, dacă este posibil, dar păstrează întotdeauna un stilou și hârtie de rezervă la îndemână. minute computerizate sunt mai rapid și mai ușor de a lua pentru a edita și trimite. În cazul în care întâlnirea se întâmplă pe site-ul, un laptop suficient de rezistent pentru a rezista la praf și pietriș este o investiție excelentă.

Furnizarea de portar minute cu o agendă întâlnire de elemente de discuție. Acest lucru îl va ajuta să structureze minutele într-un mod ușor de citit.

Ia-prezență. minute corespunzătoare indică cine a fost la reuniune și poziția lor. Acesta oferă un ghid care indică cine să contacteze dacă cineva are nevoie de clarificări cu privire la orice aspecte discutate.

Înregistrați orice decizii luate în cadrul reuniunii. Fiți foarte atent pentru a nota figuri cu precizie. La o întâlnire de construcție, este probabil ca dimensiunile unui loc de muncă date vor fi abordate. Este important ca toată lumea știe că întâlnirea a decis (de exemplu) pe un trotuar lat de cinci picioare, mai degrabă decât una largă de șapte picioare. Costurile ar trebui să fie, de asemenea, notat cu precizie, precum și cine este dat responsabilitatea pentru punerea în aplicare orice decizii luate.

Tastați procesul-verbal și să le aducă la următoarea reuniune a acestui grup pentru aprobare. La acel moment, grupul poate modifica orice erori și sunt de acord că procesele-verbale reprezintă un cont exactă a discuției, deciziile și participarea la reuniune.

Fișier de exemplare atât electronice și pe hârtie ale procesului-verbal marcate cu data, ora și subiectul întâlnirii. Acest lucru le face ușor pentru a prelua.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit