Cunoașterea procedurilor generale de birou

Orice companie sau organizație are un anumit mod de a face afaceri. Organizațiile eficiente, în general, să stabilească reguli și proceduri stabilite pentru a promova coerența, calitatea și serviciu bun client. Deși membrii personalului administrativ se bazează foarte mult pe aceste proceduri stabilite, alți angajați beneficiază de asemenea de a înțelege cum funcționează lucrurile. Proceduri generale de birou constau în sarcini operaționale de bază, inclusiv a răspunde la telefoane, sortarea e-mail, răspunde la cerințele clienților și comandarea consumabilelor.

profesioniști administrative ar trebui să înțeleagă o companie`s general office procedures, including phone protocol.

Un apel telefonic este de multe ori prima impresie unui client al unei companii, deci este important ca angajații să răspundă cu un salut adecvat, pentru a transmite un ton pozitiv și să știe cum să răspundă la întrebări comune. Sistemele de telefonie de afaceri poate fi la fel de simplu ca o singură linie de intrare sau o configurare multilinie complexă. Angajații ar trebui să știe cum funcționează telefoanele, inclusiv modul de a transmite apeluri, loc apelanți în așteptare, verificați poștă vocală și a comuta între linii. Managementul poate specifica procedurile pentru care ar trebui să accepte anumite apeluri, linii de timp pentru a răspunde la cererile de telefon și alte situații întâlnite în timpul unei zile de lucru tipic.

Un apel telefonic este de multe ori un client`s first impression of a company.

Primirea si distribuirea de e-mail este o sarcină comună de afaceri realizată de personalul administrativ al unei organizații. Procedurile referitoare la e-mail pot include, care primește anumite elemente, cum să se ocupe de linii de junk e-mail sau piese nesolicitate și de timp pentru distribuție. Managementul poate stabili, de asemenea, proceduri pentru modul de a trimite e-mail, inclusiv plata poștale, anumite antet sau plicuri pentru a utiliza și de e-mail intraoffice în organizații mai mari. Membrii personalului administrativ ar trebui să înțeleagă modul în care aceste procese de lucru astfel încât acestea să poată îndeplini responsabilitățile în timp util, asigurându-vă că și alți angajați primesc documente necesare.

Primirea si distribuirea de e-mail este o sarcină comună efectuată de către o organizație`s administrative staff.

Cele mai multe organizații se referă la un anumit tip de client, indiferent dacă acestea sunt consumatori, studenți, întreprinderi sau chiar alți angajați. Indiferent de tipul, furnizarea de servicii pentru clienți de calitate este o sarcină importantă. Membrii personalului administrativ interacționează cu clienții sau clienții prin telefon, prin e-mail și în persoană. Companiile pot stabili proceduri pentru aceste interacțiuni că angajații administrative au cu clienții. Aceste proceduri pot include anumite felicitări sau fraze de utilizare, atitudini așteptate, promptitudinea răspunsurilor primite și răspunsuri standard la întrebările frecvente.

Angajații trebuie să fie instruiți pentru a interacționa cu clienții.

Pentru că lucrătorii de la întreprinderi și organizații au nevoie de provizii de bază pentru a efectua sarcini, este de multe ori un loc de muncă membru al personalului administrativ de a comanda aceste articole. Din moment ce a comanda consumabile implică utilizarea resurselor financiare, membrii personalului ar trebui să înțeleagă reguli pentru ceea ce vânzătorii de a utiliza, tipuri de plată și care aprobă achiziții. Organizațiile pot stabili, de asemenea, liniile directoare pentru urmărirea inventarului și determinarea atunci când achizițiile trebuie să fie făcute. Cunoașterea acestor procese permite membrilor personalului administrativ pentru a îndeplini aceste responsabilități și să se asigure că colegii au instrumentele și materialelor necesare pentru locurile lor de muncă.

Personalul administrativ ar trebui să poată comanda consumabile.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit