Cum să dezvolte proceduri mari și politici

scris politică eficientă este mai greu decât pare. Cea mai mare provocare pe care oamenii au scris, fie atunci când procedurile care trebuie urmate sau politica, care sunt, de obicei, pentru interpretare este păstrarea la publicul țintă în minte atunci când scrieți. Politici și proceduri nu înseamnă nimic, dacă oamenii fie nu le vor citi sau nu le pot înțelege.

Ceea ce aveți nevoie

• O copie pe hârtie a oricărui proces sau procedură care va afecta sau pot fi afectate de ceea ce se scrie.
• Cineva din zona care va fi adăugarea de procesul de a citi dovada proiectul final.

Singura modalitate de a scrie o procedură cu adevărat bună este de a petrece timpul a face tot ceea ce se scrie despre. Tot la multe ori managerii și alți oameni de birou să încerce să scrie politici și proceduri cu privire la ceva din ceea ce mă voi referi ca Turnul de Fildeș. Adevărul este că, dacă nu ieși din birou și vorbesc cu oamenii care vor fi afectate de ceea ce se scrie. Scrierile nu vor servi scopului lor și, mai important, nimeni nu va deranja să citească sau să încerce să adere la ele.

Există 2 metode principale pentru documentarea unui proces. Puteți folosi cuvântul scris ca în exemplul oferit sau puteți utiliza o schemă logică a făcut într-un program de organigrame ca Microsoft „VISIO“, un alt exemplu oferit. Fiecare tip de document servește un scop specific și fiecare își are locul în mediul de lucru.

Procesul de diagramă de flux este o modalitate foarte bună de a merge pentru simple sarcini de instruire, după cum puteți vedea din exemplul vă poate da o mulțime de instruire într-un spațiu mic și este ușor pentru oricine să urmeze. Deci, dacă aveți o poziție care aveți cifra de afaceri de mare sau utilizați mai mulți angajați pentru a acoperi sarcinile de locuri de muncă, acest lucru poate fi mod de a merge. Schema logică ajunge la inima sarcinilor și lasă foarte puțin loc pentru interpretare. Precum și există unele lucruri care sunt foarte greu de pus în cuvinte și o schemă logică pur și simplu funcționează mai bine.

Procesul de scris are locul ei la fel de bine și se pare să funcționeze cel mai bine atunci când sunt utilizate în locuri în care fie este nevoie de o mare cantitate de explicație sau în cazul în care unele lucruri pot fi lăsate la interpretarea de către operator sau de persoana care efectuează sarcina specifică. Un cuvânt de precauție cu procesul de scris, știu publicul țintă atunci când scrieți sau va scrie pentru nimic.

Precum și procesul care necesită cuvântul scris, politicile departamentale sunt, de obicei, în scris. După cum se vede în exemplul atunci când încearcă să comunice lucruri care au un efect de ansamblu asupra oamenilor din zonă sau departament, politica este de obicei cel mai bine scris în marcatorii menținându-le scurt și la obiect. politica care sunt prolix și lungi, de obicei, nu se citesc și atunci când este timpul pentru punerea în aplicare a declarat politica va avea angajați pretind ignoranță pentru că ei nu au putut înțelege politica scrisă.

Când scrieți o politică sau procedură trebuie: 1. Cunoaște publicul țintă. 2. Petrece timp te îndeplinirea sarcinilor pe care urmează să scrie despre. 3. știe care alte dacă orice proceduri sau politici vor fi afectate de ceea ce scrii și încearcă să captureze pe hârtie. 4. Timp de asemenea, petrece uitam de proces se întâmplă pe care încercați să scrie despre sau organigrame. 5. Folosiți cineva din proces și de locuri de muncă reale zona de activitate pentru a ajuta furtuna creier ceea ce ar trebui să fie în document precum și o dovadă a citi documentul.

La crearea unei organigrame a unui proces: 1. Ia timp pentru a efectua fiecare sarcină de locuri de muncă și de a pune-te cât mai multe întrebări ca este nevoie pentru a obține fiecare variabilă a remarcat. 2. Ia notițe atunci când vorbește cu oamenii care îndeplinesc sarcinile de serviciu. 3. Îmi place să folosesc o tablă albă mare și post-it pentru a dezvolta aspectul real al organigramei. 4. Găsiți un program de organigrame bun, care face ca sarcina reală de a face cât mai puțin dureros organigramei posibil. Dacă sunteți încercați să utilizați formele în Excel sau PowerPoint pentru a crea documentul va primi doar frustrat. Îmi place VISIO de la Microsoft. Există multe altele asemenea.

În cele din urmă, să fie pregătit pentru a schimba documentele. În cazul în care încercarea de a crea dvs. consistenta prin documentarea proceselor atunci va fi, de asemenea, într-o stare de imbunatatire continua si cu ea vine îmbunătățiri și modificări la fiecare proces și politica. Nimic in afaceri este beton, cu atât mai bine să setați vă documente pentru a permite editarea, mai puțin durere vei simți de fiecare dată când se face o schimbare. De asemenea, face o listă cu fiecare proces pe care doriți să mapa pentru documentare, veți găsi că este mult mai ușor, apoi încercați să vă amintiți toate procesele.