Cum să completeze o foaie de însoțire pentru fax

Comparativ cu trimiterea prin fax, email-uri este o metodă mai convenabilă de a obține informații de la un punct la altul. Dar shouldnrsquo-T fază din aparatul de fax ca un instrument esențial de birou încă. Sigur, e mașina ocazional blocată, semnalul de ocupat și pagina de lipsă, dar aparatele de fax sunt în valoare folosind și au avantaje: documente mai mari pot fi trimise, unii oameni le consideră o formă mai profesionist de comunicare de afaceri, și semnăturile semnate pe faxurile sunt legitime .

Scrieți numele destinatarului și expeditorul fax în și din secțiuni ale fișei de însoțire fax.

Scrieți numerele de telefon și de fax, în caz de fax și telefon nr. câmpuri. Acest lucru este util în cazul în care destinatarul trebuie să sune sau prin fax.

Introduceți numărul total de pagini incluse în fax, inclusiv foaia de acoperire în totalul nr. de pagini sau Nr secțiune a foii de acoperire. Aceasta spune destinatarului numărul de pagini trebuie să se aștepte să primească în fax.

Scrie unul până la trei cuvinte care descriu scopul faxul în secțiunea RE a foii de acoperire. Includeți un număr de referință, dacă este cazul.

Completați căsuța corespunzătoare sau încercuiți descrierea cuvântul corespunzător care să indice urgența fax sau răspunsul dumneavoastră dorește de la destinatar.

Cele mai multe faxuri includ descriptori de răspuns, cum ar fi: Pentru reexaminare (nu este necesară o acțiune), Vă rugăm să comentați (obligatoriu de răspuns), de urgență (mâner imediat), confidențial (doar pentru anumite ochi), sau Vă rugăm să răspundeți (obligatoriu de răspuns).

Scrie orice note sau instrucțiuni suplimentare pe care doriți destinatarul să citească sau să le cunoască în partea de jos martor (Observații) a foii de însoțire fax.

Introduceți data când trimiteți faxul la partea de sus a foii, după revizuirea faxului și asigurându-se că toate secțiunile relevante ale foii de acoperire sunt complete.