Proceduri de control intern pentru depozitare Transport și recepție

Pentru multe întreprinderi, inventar reprezintă cel mai mare activ fizic compania deține. Aceste întreprinderi stoca inventar în depozite până când au nevoie în procesul de producție sau pentru a livra la un client. Personalul depozit se ocupe de procesul de recepție, atunci când inventarul sosește de la furnizori. Personalul de depozitare a gestiona, de asemenea, de transport maritim comenzile finalizate către clienți. Depozite se bazează pe controalele interne pentru a asigura inventarul este înregistrat corect și păstrate în condiții de siguranță.

Procedurile de control intern includ utilizarea de numerotare secvențială pentru toate documentele care primesc, documente de transport și documentația de transfer depozit. Numerotarea secvențială necesită ca fiecare tip de document include un sistem de numerotare, și că fiecare formă este numerotată în ordine. Acest lucru permite depozit pentru a ține cont de fiecare formă independentă folosind numărul formularului. În cazul în care orice pagini rândul său lipsă, personalul depozit poate identifica paginile specifice, bazate pe numerele care lipsesc.

Procedurile de control intern implică, de asemenea, utilizarea de camere video pe tot parcursul depozit. Camere video monitorizează toate activitățile care au loc în cadrul depozitului, și toate mișcările în ceea ce privește inventarul. În cazul în care inventarul dispare, compania recenzii, înregistrarea video. Orice transferuri de inventar neautorizate apar pe înregistrarea video și să furnizeze dovezi ale evenimentului real.

Procedurile de control intern în depozit încorporează, de asemenea, separarea responsabilităților de depozit. Orice activitate care se întâmplă în depozit necesită mai mulți angajați pentru a finaliza pașii individuali. De exemplu, atunci când un depozit primește inventar, un angajat documentează cantitățile și produsele primite, în timp ce un alt introduce aceste informații în sistemul informatic. Un al treilea angajat s-ar putea compara aceste numere cu bilet de ambalare de la furnizor.

Auditul inventarului fizic reprezintă o procedură de control intern efectuat cel puțin o dată pe an. Personalul de depozit conta fizic fiecare element de inventar, creând o înregistrare a cantității reale din fiecare. Auditul inventarului fizic implică aducerea de personal non-depozit renumărarea inventar. Angajații compara al doilea numărul de inventar la prima și identifica orice discrepanțe. Un alt grup de angajați relatează inventarul cu discrepanțe pentru a determina numărul final. Odată ce cantitățile finale de inventar sunt determinate, cantitățile de sistem sunt ajustate pentru a egala numărul de la audit.