Proceduri de control al inventarului pentru contabilitate

Procedurile de control al inventarului implică în primul rând de protecție fizică, politicile companiei și programe de formare. Departamentul de contabilitate contribuie la controlul inventarului, de asemenea, prin implementarea unui număr de proceduri contabile concepute pentru a menține file pe obiecte de inventar. Construirea de proceduri de control al inventarului în sistemul de contabilitate, în plus față de politicile de control al inventarului de sesizare și măsuri de protecție pot ajuta la reducerea costurilor și pentru a maximiza valoarea inventarului.

Cel puțin trei înregistrări distincte - facturi sau chitanțe de vânzare, conturi de plătit sau de primit și eliberarea de numerar sau înregistrează venituri - ar trebui să însoțească toate achizițiile de inventar și de vânzări. Departamentul de contabilitate este responsabil pentru colectarea acestor documente și să se asigure că toate înregistrările de inventar corespunzătoare se potrivesc. reprezentanții de contabilitate ar trebui să verifice facturile tuturor furnizorilor împotriva facturilor semnate de trăsură și conturile Disbursarea de plătit sau de numerar înregistrări pentru a se asigura că nu există discrepanțe. Contabili ar trebui să verifice toate înregistrările de vânzări împotriva încasări de registru și conturi de primit înregistrări, dacă este cazul. Utilizarea înregistrărilor contabile, controale și soldurile, pot ajuta la fața locului problemele precoce și de a determina cauza lor.

angajații din prima linie a efectua inventarieri de obiecte de inventar în depozit și la etajele magazin de vânzare cu amănuntul pentru a se asigura că întregul inventar este reprezentat. Deși angajații din prima linie a verifica de fapt, inventarul, acesta poate fi responsabilitatea departamentului de contabilitate pentru a oferi angajaților cu înregistrările de inventar pentru a verifica off ca se duc. În organizațiile mari, managerii din prima linie poate imprima informații de inventar pe locație de la un server central, dar chiar și în acest caz, este responsabilitatea departamentului de contabilitate pentru a se asigura că toate înregistrările sunt corecte pentru manageri. În companiile mai mici, persoana care a crea lista de verificare de inventar poate fi de multe ori necesare pentru a efectua controlul fizic, de asemenea.

Comercianții cu amănuntul de mărfuri extrem de valoroase crea de multe ori propriul lor sistem de identificare inventar pentru a ajuta la urmărirea elementelor individuale și de a crește securitatea de inventar. Departamentul de contabilitate poate fi însărcinat cu atribuirea unui cod unic pentru fiecare element de inventar de intrare, numărul de logare ID-ul într-o bază de date și atașând o etichetă fizică la elementul cu ID-ul. Exemple de companii care pot oferi un ID unic pentru fiecare obiect de inventar includ dealeri auto si magazine de bijuterii high-end.

Procedurile de control al stocurilor sunt proiectate pentru a preveni risipa, furt, și stricarea manipulări greșite, dar nici un sistem de control al inventarului este perfect. Atunci când inventarul se întoarce lipsă, indiferent de motiv, departamentul de contabilitate este responsabil pentru reconcilierea înregistrărilor contabile ale companiei. Contabili trebuie să reclasifice valoarea de inventar a pierdut de la un activ la o cheltuială pentru a se asigura că situațiile financiare de sfârșit de an, oferă o imagine fidelă a activelor companiei, venituri și cheltuieli.