Avantajele unui sistem de evidență numerică

Toate organizațiile necesită o bună gestionare a înregistrărilor, din momentul în care sunt generate înregistrările până când acestea sunt eliminate din sistem. Sistemele de evidență sau prost planificate inexistentã duce la dificultăți în depunerea și regăsirea înregistrărilor sau lipsei de eficiență în gestionarea fluxului de informații. Ei pot, de asemenea, creat probleme legale ca urmare a înregistrărilor pierdute sau neglijent evidență. Sistemele de evidență bine concepute folosesc în ordine alfabetică, alfanumerice sau etichete numerice codificate, generarea de gestionare a înregistrărilor eficiente și care produc mai multe organizații conduse profesional.

Sisteme de arhive numerice atribuie numere pentru fiecare fișier sau informații de înregistrare care conțin. Numerotare ar putea fi trase din înregistrarea în sine (de exemplu, numerele de ordine de cumpărare), numerotarea fișierelor în ordinea generării de înregistrare (de la 1 până la 1000), folosind numerotare a secțiunii în care fișierele numerotate în secțiunile - sau categorii - 100, 200, 300, etc. ., aparțin subpozițiilor subiect specifice sau folosind zecimale (similar cu sistemul Dewey Decimal). Sistemele de evidență numerice includ frecvent un indice de fișier pentru a ajuta la recuperarea de înregistrare.

codificare numerică permite deplasarea secțiunilor întregi de înregistrări menținând în același timp secvențierea corectă. Înregistrările sunt depuse consecutiv, de la dreapta la stânga și de sus în jos. Fișierele Straight-numerice sunt organizate în ordine consecutivă, ascendent - cel mai mic la cel mai mare număr. Fișierele duplex-numerice au două sau mai multe seturi de numere, separate prin cratime, virgule sau spații, și depuse de setul de deschidere, urmat de numere ulterioare. Cronologic-numerice fișiere index sisteme de an, luna și ziua. Sisteme Terminal cifre-numerică permit gruparea fișierelor de pe rafturi, organizarea fișierelor de ultimul număr (două până la patru cifre) ca element de depozit primar, iar înregistrările de depozit consecutiv de către ultimul număr, numărul de mijloc, apoi primul număr. Cerințe de spațiu de raft sunt ușor determinate prin gruparea înregistrărilor pe secțiuni numerice - 10s, 100s, 1000s de înregistrări pe raft sau o unitate de rafturi. În plus, organizarea de înregistrare este augmentat în continuare prin indexare fișier.

Sisteme de evidență de volum mare - fișierele recuperate și re-a depus în mod frecvent - combinate cu etichete cu coduri de culori face fișier de regăsire și mai rapidă rafturi re și de a elimina confuzia în cazul în care numărul cade în ordine. În sistemele terminale de cifre, de exemplu, numărul final este codat cu o singură culoare, numărul de mijloc devine o culoare separată și primul număr devine propria sa culoare. După cum se schimbă în primul rând, de mijloc și ultimul număr, așa că nu culoarea. Actele de culoare ca un indiciu vizual pentru a crește viteza și eficiența în depozit.

Sistemele de evidență numerice combinate cu depunerea de înregistrare creștere de codificare de culori și viteza de regăsire - chiar și atunci când preluați un fișier înseamnă referindu-se într-un index pentru a identifica numărul de fișier - deoarece grefierul fișier are o conștientizare instantanee a fișierelor de locație de grup de fișiere. În cazul fuziunilor de organizare, în cazul în care organizațiile individuale au diferite sisteme de numerotare, codurile numerice nu trebuie schimbate. Adăugarea de fișiere în camera de fișier este mai rapid deoarece fișierele numerotate mai mici (6 cifre) sunt depuse în partea stângă a fișierelor mai mari numerotate (7 cifre).

Sistemele de evidență numerice identifică în mod pozitiv înregistrările specifice menținând în același timp confidențialitatea, care este deosebit de important in domeniul medical, ale clienților și angajaților, prin eliminarea oricăror markeri de identitate personale. Sistemele de evidență numerice sunt conforme cu ușurință cu normele HIPAA.