Cum de a crea un simplu sistem de fișiere Depunerea

Casa de discuri agățat fișier foldere în cabinetul de fișiere cu categorii care se referă la afacerea dumneavoastră. Unele dintre aceste categorii ar putea include taxe, salarii, chirie, utilități, asigurări, echipamente de birou, clienti, furnizori, rapoarte lunare și comenzile finalizate. Uită-te prin documente sau rapoarte lunare pentru a decide ce categorii de care aveți nevoie.

Creați foldere manila pentru clienții individuali, furnizori sau contracte în cadrul fiecărei categorii. De exemplu, categoria de echipamente de birou ar putea avea un dosar pentru fiecare tip de echipament, cum ar fi calculatoare, copiatoare, mașini poștale, faxuri și imprimante. Aceste dosare ar conține contractul de închiriere echipamente sau de cumpărare înregistrări de primire, de garanție și de întreținere. Fișier în ordine alfabetică în cadrul fiecărei categorii pentru recuperarea rapidă.

Utilizați autocolante colorate pentru a eticheta foldere speciale. De exemplu, poate doriți să plasați puncte verzi pe dosare cu încasări deductibile fiscal și puncte portocalii pe directoare furnizor. În acest fel, în cazul în care ați fișier accidental un dosar furnizor cu fișierele de client, trebuie doar să scaneze puncte portocalii ca te uiti prin sertar.

Etichetă un dosar agățat ca „Sorocul“ și apoi face dosare manila cu numerele de la unu la 31. Pe măsură ce primiți facturi sau accepta comenzi ale clienților, le depune în conformitate cu zi a lunii în care sunt datorate. Acest lucru va ajuta să respecte termenele de producție și să plătească furnizorii la timp.

Crearea dosare manila pentru lunile anului, dacă lucrați cu proiecte cu rază lungă, cum ar fi acceptarea unui proiect în ianuarie pentru livrare aprilie. Fișier aceste dosare în cadrul „Due Date“, directorul agățat.

Adăugați noi categorii sau foldere pe măsură ce afacerea dvs. se dezvoltă. Acest sistem de fișiere simplu este suficient de detaliat pentru a permite regăsirea rapidă a informațiilor, permițându-vă să ofere răspunsuri în timp util la solicitările clienților, dar destul de ușor de întreținut, cu un efort minim.