Cât timp am pentru a păstra înregistrări medicale angajaților?

Orice companie care ține dosarele medicale pe care un angajat trebuie să le păstreze private și separat de alte înregistrări, potrivit site-ului juridic Nolo. Acest lucru este valabil mai ales în cazul în care un angajat este acoperit prin americanii cu handicap Act. Dar, uneori, aceste inregistrari medicale vor trebui să fie văzut în anumite condiții stricte. Cât timp vă păstrați-le la dosar, atunci când un angajat părăsește depinde de anumite calendare create de guvernul federal.

Administrația de securitate și sănătate ocupațională vă cere să țină evidențe medicale pe un angajat care poate expuși la substanțe toxice la locul de muncă. OHSA spune ca aceste înregistrări trebuie să fie păstrate la dosar pentru tot timpul lucrează angajat pentru compania dvs., plus 30 de ani după. Excepțiile de la acest lucru va fi toate fișierele medicale ați avut separat de program- medical orice înregistrări de tratamente de prim ajutor, care nu au necesitat tratament- medicale mai extinse și fișiere de pe angajații care lucrează pentru compania dvs. pentru mai puțin de un an. Un angajat care lucrează pentru tine mai puțin de un an, cu toate acestea, va trebui să-i dea dosarul lui medical atunci când pleacă.

OSHA spune ca anumite rapoarte legate de o posibilă expunere toxică a unui angajat nu trebuie întotdeauna să fie păstrate timp de 30 de ani. De exemplu, un raport de laborator care detaliază informațiile de mediu cu privire la toxine trebuie să fie păstrate numai pentru un an. Numai informațiile medicale pertinente angajatului expus la o toxina trebuie să fie păstrate pentru 30 de ani de interimat. De asemenea, toate informațiile privind identificarea substanțelor toxice nu trebuie să fie păstrate, altele decât înregistrările de identificare a numelui direct al toxinei în sine.

Dacă ieși din afaceri, OSHA spune că toate înregistrările medicale pe angajații ar trebui să fie predat persoanei sau entității de cumpărare afacerea dumneavoastră. În scenariul afacerii dvs. de închidere cu nici o preluare, contactați toți foștii tăi angajați de trei luni înainte de a închide, și să le permită accesul la dosarele lor medicale. În plus, trebuie să transferați înregistrările medicale la Institutul National pentru Securitate si Sanatate. Ca o opțiune prin același institut, puteți scrie directorul și spune-i în scris că te eliminare a înregistrărilor medicale trei luni înainte de a ieși din afaceri.

Într-un alt scenariu, trebuie să țină evidențe medicale trecute pe angajații dumneavoastră în scopuri fiscale. IRS spune că trebuie doar să păstreze aceste evidențe până la sfârșitul perioadei de prescripție este de până - sau o perioadă de timp în care IRS ar putea avea nevoie de ele să revizuiască declarațiile fiscale. În cazul în care IRS află vă datorez taxe suplimentare, trebuie să păstreze înregistrări ale angajaților timp de trei ani. Dacă nu ați raporta anumite părți din venitul dumneavoastră și depășește 25 la sută din venitul brut este prezentat în declarația de impozit, înregistrările angajaților trebuie să fie păstrate timp de șase ani. Pentru cei care depun mai târziu pentru a solicita o rambursare sau un credit, înregistrări ale angajaților trebuie să fie păstrate timp de trei ani, sau doi ani de la taxele au fost achitate. Cei care depun taxe care pretind o pierdere de valori mobiliare vor trebui să păstreze înregistrările timp de șapte ani.

IRS subliniază faptul că poate fi necesar pentru a păstra dosarele medicale la dosar mai lung pentru circumstanțe dincolo de taxe. Uneori, companiile de asigurări și creditorii vă va solicita să păstreze aceste înregistrări mult mai mult timp. Contactați compania de asigurare sau de creditor, dacă este posibil, pentru a vedea ce au nevoie.