Cum sa scrii o scrisoare Refuzul unui Client sau oricine altcineva

Când rulați o afacere, există momente în care trebuie să le spui nu unui client, furnizor sau asociat. Făcând aceasta într-un Manieră profesională poate ajuta să păstreze o relație bună.

Compune scrisoarea pe antetul firmei sau staționare și trimite scrisoarea de la persoana cea mai potrivită în organizația dumneavoastră. Dacă există un număr de plângeri de client, numărul de ordine de cumpărare sau cont pentru referință, care să includă în corespondența ta.

Plumb cu o notă pozitivă, cum ar fi mulțumind clientului pentru cererea lui sau a ei, apoi ajunge la subiect. De exemplu, „Vă mulțumim pentru patronajul dumneavoastră și scrisoarea recentă cu privire la starea garanției de modelul camerei video XYZ. După cercetări extinse, vom găsi nu putem onora garantia pe camera video așa cum a solicitat „.

Dă un anumit motiv de ce refuzați solicitarea unui client. De exemplu, cităm politica companiei, revizuirea cele mai importante ale cazului sau altfel rezuma ceea ce este în spatele decizia ta. Include atașamente dacă este necesar, cum ar fi copii ale contractelor, garantii sau alte documente care acceptă poziția dumneavoastră. De exemplu, „După cum veți vedea în acordul de garanție atașat, această politică full-service a fost în vigoare pentru primele 12 luni de proprietate. Conform înregistrărilor noastre, ați cumpărat camera acum trei ani, ceea ce face cerere de astăzi nejustificată „.

În unele cazuri, nu există nici un loc pentru compromis sau pentru extinderea o ramură de măslin, dar dacă doriți să păstrați afacerea clientului pe drum, oferă un fel de concesiune pentru a ajuta la indulcesc. De exemplu, „Ne-ar dori să vă oferim o reducere de 25 la sută la achiziționarea unei camere video nou,“ sau, „Închise, vă rugăm să găsiți un card cadou de $ 50, care poate fi valorificat pentru orice achiziție de electronice din magazinul nostru.“

În cursul de a rula afacerea dvs., va trebui să se întoarcă în jos termenii contractelor cu furnizorii, refuza solicitările angajaților de timp, vacanta, sau altfel scrie corespondenta profesionala a altor asociați de afaceri. Urmați aceleași reguli generale descrise mai sus, adaptând scrisoarea la situația specifică.

Încheiați scrisoarea dumneavoastră cu o expresie de recunoștință pentru relația existentă, urmată de o invitație pentru a discuta în continuare problema dacă este necesar. De exemplu, „Vă mulțumim pentru afacerea ta. Dacă aveți întrebări sau doriți să discute această problemă, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați direct.“