Rolul unui manager de documente

Angajații au nevoie de acces la documente, cum ar fi scrisori de intentie, materiale de marketing, tutoriale și informații de client pentru a finaliza activitatea lor. În mod tradițional, angajații au salvat aceste fișiere direct pe hard disk-uri de acces în viitor, dar există un risc inerent că dosarele vor deveni depășite. În plus, angajații pot pierde timpul prețios pieptanarea hard drive-urile lor pentru documentele care nu au descărcat.

Un sistem de management al documentelor rezolvă toate aceste probleme. Se creează un punct focal în cazul în care sunt memorate toate documentele. Mai mult decât atât, aceste documente pot fi partajate aceleași cu personalul și clienții prin intermediul unui site. Cele mai multe sisteme de management al documentelor poate de ieșire la un site web easily- beneficiul este că este accesibil pentru oricine cu o conexiune la Internet și nu necesită software sau instalații suplimentare pentru a vizualiza (acesta poate solicita un nume de utilizator și o parolă, dar care pot fi specificate).

IRS cere ca instituțiile financiare să păstreze orice documentație referitoare la un client timp de cinci ani după ce contul este închis. Departamentul de Justiție necesită un interval de timp, chiar mai mult pentru birouri de avocatura, ceea ce înseamnă că toate aceste fișiere trebuie să meargă undeva.
manageri document de arhivă în mod obișnuit documente în ordine cronologică, deși unii preferă în ordine alfabetică, în funcție de cantitatea de informații care urmează să fie stocate. Dacă este un birou fără hârtie, atunci documentele trebuie susținute (în două locații separate), apoi purjate de la server.

În funcție de mărimea organizației, abilități de scriere poate fi un element-cheie pentru rolul unui manager de document. scrisori de intentie, template-uri, tutoriale și necesită actualizări constante să rămână relevante. În plus, declarațiile de confidențialitate, contracte goale și documente tehnice primesc anumite trucuri minore de aproximativ o dată pe an.

Indiferent dacă sunt sau nu managerul de document face aceste modificări personal, acesta va fi responsabilitatea sa pentru a se asigura că toată lumea utilizează cele mai actualizate versiuni actualizate. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este prin utilizarea unui sistem de management al documentelor.

Documentele care se schimbă, și este responsabilitatea managerului documentului să știe cine a făcut ce schimbări. Trasabilitatea este o caracteristică standard în cele mai multe software-ul de management al documentelor. Cu toate acestea, un manager de document poate urmări trasabilitatea fără software-ul de a face orice document doar pentru citire, și apoi de logare modificările solicitate ca acestea sunt primite.

Vor exista momente când un manager de document are nevoie pentru a găsi elemente care sunt deja arhivate. Cel mai adesea, acest lucru se datorează faptului că de audit, procese și dezastre naturale - toate acestea necesită înregistrări meticuloase ale unor evenimente din trecut.
Din acest motiv, managerii de documente trebuie să arhiva materiale ca logic și mai exact posibil. În acest fel, orice manager document poate avea acces la aceste înregistrări necesare, indiferent de cine le-a depozitat inițial.
Când este vorba de pregătirea pentru dezastre naturale, păstrează o copie de rezervă a serverului de birou, undeva în afara biroului. Dacă este posibil, depozitați-l într-o altă regiune, cum ar fi un birou prin satelit.