Talent & Atribuții Secretariat

Operarea sistemului de tabloul de distribuție și de telefon este o datorie importantă de secretari. Telefon de lucru necesită, de asemenea, abilități tehnice superioare de client-service. De exemplu, secretari trebuie să răspundă la telefon politicos cu salutul de companie corespunzătoare. Indiferent de sentimentele lor personale, acestea trebuie să comunice într-un mod respectuos. Acestea ar trebui să fie pregătiți să răspundă la întrebări clienților și reclamații privind personalul, produsele și serviciile companiei.

Secretari trebuie să aibă abilități excelente de organizare pentru a monitoriza și a gestiona calendarul evenimentelor angajatorului lor. Acest lucru înseamnă că programarea și angajatori amintind de întâlniri sau angajamente importante, pregătirea spațiilor de întâlnire la fața locului și aranjarea livrarea de materiale necesare pentru întâlniri, cum ar fi rechizite de birou, echipamente pentru calculatoare, băuturi răcoritoare și produse alimentare-service.

Un număr de taxe de secretariat necesită competențe informatice. Secretari trebuie să creeze, edita și imprima documente, să creeze și să mențină foi de calcul, desfășura activități de cercetare pe Internet și a trimite și primi e-mailuri. Unii secretari sunt necesare pentru a utiliza software-ul de calculator pentru a pregăti prezentări PowerPoint. Alții trebuie să actualizeze site-ul companiei sau posta informații la site-uri de rețele sociale, cum ar fi Facebook, MySpace și Twitter.

Organizarea fișierelor de birou și informații face parte din munca secretarului tipic. În funcție de companie, sistemul de depozit poate fi electronice, digitale sau de hârtie. Secretari trebuie să aibă abilități excelente de organizare și de a deveni adeptul la orice sistem folosi angajatorii lor.

Expertiză în folosirea altor echipamente de birou este esențială pentru secretari. De exemplu, ei folosesc un aparat fax, copiator, scanner sau imprimantă. Se încarcă tapetare, de stabilire a blocajelor de hârtie, înlocuind cerneală și toner și depanare reparații simple sunt, de asemenea, de obicei, responsabilitatea lor.

Unii angajatori dau responsabilitățile lor secretari de contabilitate. Acestea pot plăti facturile din fondurile companiei, trimite facturi, îndeplini sarcinile bugetare sau de a efectua sarcini de salarizare. Secretari ar trebui să fie adepții folosirii mașinii adăugând 10-cheie și să știe cum să folosească software de contabilitate de calculator, cum ar fi Quickbooks.

Secretari sunt adesea responsabile de e-mail și de livrări. Secretari trimite, a primi și de a sorta e-mail pentru birou. Ei de asemenea, programul de pick-up-uri pentru pachetele de ieșire și să semneze pentru pachetele de a fi livrate.