Avantaje si dezavantaje ale Organizației de fișiere tradițional

organizarea fișierelor tradițională este ușor de accesat. Fișierele sunt fizic într-o locație centrală. Dacă nu puteți găsi ceva, puteți petrece atâta timp cât aveți nevoie de a trece prin fiecare fișier până când găsiți exact ceea ce căutați. Capacitatea de a vedea, atinge și a citi fișierele ori de câte ori aveți nevoie pentru a vă poate ajuta să se gândească la modul de a inova aspecte ale afacerii dumneavoastră.

Sistemele de evidență tradiționale sunt de obicei ușor de înțeles. Fișierele pot fi aranjate în mai multe moduri, inclusiv în ordine alfabetică, de seturi de subiect sau de calificare, numeric, după dată, în funcție de locație sau în ordinea importanței. Chiar dacă nu înțeleg inițial sistemul de evidență utilizat, vă puteți da seama trecând prin dosarele și acordând o atenție la factorii lor definitorii.

Pe de altă parte, fișierele tradiționale de hârtie au fost înlocuite în multe organizații cu depozit de calculator. Mai multe companii sunt scanarea și descărcarea fișierelor lor în computere de birou. Cu această metodă, lucrătorii pot găsi fișiere și încărcați-le instantaneu cu software-ul de baze de date de căutare, economisind timp și creșterea productivității.

În mod tradițional fișiere organizate sunt dificil de protejat. Incendii sau alte dezastre naturale pot distruge fișiere, ceea ce poate duce în afaceri pierdute. Copierea de rezervă a fișierelor tradiționale este consumatoare de timp, și durează ore de copiere, etichetare și re-depozit.

organizarea fișierelor tradiționale poate ieși din mână. Numărul de fișiere pentru a organiza crește cu dvs. afaceri- poate fi o durere în baza de date pentru a găsi un spațiu pentru toate hârtiile. Depunerea poate deveni un produs eficient, de asemenea, o provocare.