Cum de a organiza fișiere angajaților

Deși angajații pot veni și du-te, fișierul unui angajat este de multe ori păstrat pentru un număr de ani, chiar și după ce ea a plecat. Deoarece fișierele angajat pot conține informații sensibile despre evaluările de lucru precum și informații salariu, este esențial pentru a păstra fișierele organizate în cazul în care o întrebare despre istoria munca angajatului vine vreodată. Sistemul vă creați pentru a organiza fișiere angajat ar trebui să fie destul de simplu de utilizat, astfel încât să și managerii pot accesa informațiile de care au nevoie rapid și eficient.

Ceea ce aveți nevoie

• cabinet de fișiere
• pubele de depozitare

Utilizați fișier foldere sau lianti pentru a stoca informațiile angajatului. Luați în considerare dosarele fișier cu mai multe secțiuni pentru a împărți documente în secțiuni, cum ar fi aplicații, informații fiscale, evaluări și formare.

Se pune o etichetă cu numele și departamentul angajatului pe exteriorul folderului de fișiere.

Pune toate documentele relevante în dosarele care se referă la angajații. Deoarece angajații pot solicita o vizionare de fișier lor, cu toate acestea, nu permit managerilor să includă note personale despre angajații din dosarul lor.

Sortarea fișierelor și puneți-le în ordine alfabetică. Dacă aveți o companie mare, s-ar putea dori să le sorta în continuare de către departamentul angajații lucrează.

Stocați fișiere angajat într-un cabinet de fișiere sau de depozitare dulap încuiat. Utilizați compartimente de stocare, care permit dosare de fișiere să rămână într-o poziție verticală, dacă stocarea lor într-un dulap, pentru a permite un acces ușor dacă aveți nevoie pentru a prelua una.

Se transferă fișierele angajaților care nu mai lucrează cu compania într-o altă locație. Acest lucru va păstra fișierele curente ale angajaților mai simplificat și organizat.