Cât timp ar trebui o afacere Păstrați card de credit Încasări?

Ca o companie trebuie să păstreze anumite tipuri de documente la dosar, cum ar fi înregistrări și facturi de angajare, atât din motive comerciale și juridice. În unele cazuri, un comerciant trebuie să păstreze, de asemenea, copii ale chitanțelor de card de credit la îndemână pentru o perioadă de timp. Aflați când este sigur să arunci aceste chitanțe în cursul activității.

După un client achiziționează un produs sau un serviciu de la compania folosind cartea de credit, de obicei, ea trebuie să furnizeze o chitanță tipărite pentru înregistrările ei - în special în cazul unei tranzacții față-în-față. Chitanța conține valoarea tranzacției, codul de aprobare, numele titularului cardului de credit și un loc pentru semnătura clientului. Vă păstrați, de asemenea, o copie a chitanței semnate pentru înregistrările dumneavoastră.

În cazul în care un caz apare în cazul în care clientul contestă taxa de card de credit de la compania dumneavoastră, sunteți responsabil, în calitate de comerciant, pentru a dovedi că este validă. Unul dintre primele elemente banca clientului va solicita o copie a chitanței de card de credit aferent tranzacției. Furnizorul de servicii de comerciant, de asemenea, are nevoie pentru a vedea chitanța semnat, în scopul de a investiga contestația în numele dumneavoastră. Dacă disputa clientului este aprobat pentru că nu poate furniza o copie a chitanței de vânzare semnat, va trebui să plătească taxa de scumpe taxele-back și, de asemenea, pierde valoarea vânzării, precum și produsul sau serviciul vândut.

Datorită posibilității apariției unor conflicte de la clienți nu este înțelept să arunce o chitanță de vânzări card de credit doar pentru că tranzacția a șters contul dvs. de comerciant - chiar dacă ați primit deja fonduri din vânzarea. Băncile dau de obicei clienților aproximativ 60 de zile pentru a contesta o taxa pe Fair Act de facturare de credit. Este un pariu sigur pentru a păstra chitanța de card de credit timp de cel puțin trei luni. Dacă aveți nevoie de chitanțele de vânzări în mod special pentru motive de raportare a taxelor pe venit de afaceri, păstrați-le la îndemână timp de cel puțin șase ani.

Dacă trebuie să păstreze aceste chitanțe de vânzare, să le păstrați într-un loc sigur, închis deoarece acestea conțin informații sensibile de client. Păstrați aceste date sensibile la îndemâna angajaților neautorizate și a persoanelor din afara, pentru a evita problemele legate de fraudă legate de card de credit sau de a identifica furt. Acordul dvs. de servicii de comerciant poate sublinia reguli specifice pentru modul de a gestiona și stoca datele sensibile de card de credit pentru clienți în conformitate cu liniile directoare de securitate a datelor Standard plata prin card de industrie. PCI DSS este o organizație care oferă îndrumare în ceea ce privește gestionarea datelor de card de credit pentru clienți.