Ce este un sistem de contabilitate manual?

Înainte de vârsta sistemelor financiare computerizate, toate procesele contabile au fost efectuate manual, folosind hârtie și creion. Unele întreprinderi mici folosesc în continuare această metodologie veche, de asemenea, cunoscut sub numele de sistemul de contabilitate manuală. Conceptele din spatele ambelor sisteme manuale și computerizate sunt aceleași, doar mecanicii s-au schimbat.

Metoda de contabilitate manuală este mult mai ieftin decât un sistem computerizat. Unii oameni nu sunt confortabile de lucru cu calculatoare, și de a efectua mai bine cu sistemul de hârtie și creion. Sistemul funcționează manual, chiar și în cazul în care energia electrică este oprit - spre deosebire de cele mai multe configurații de calculator. Un alt avantaj al sistemului manual este că nu există corupție de date sau duplicarea, așa cum se întâmplă uneori cu software de contabilitate. Deoarece contabilitate manuală este simplă și nu necesită competențe informatice, firmele pot angaja salariati pentru mai putini bani, un avantaj major pentru întreprinderile mici.

Înainte de foi de calcul computerizate și software, contabilii utilizate tampoane de hârtii imprimate cu coloane. Prima coloană la stânga este de obicei îngust și este utilizat pentru date, în timp ce coloana a doua, cel mai larg în pagina, este utilizat pentru descrieri. tampoane contabile prezente patru sau mai multe coloane - fiecare coloană separate prin linii duble care rulează în josul paginii. Tampoanele sunt adesea imprimate în stoc verde sau alb deschis, cu un spațiu pentru fiecare cifră, minimizând confuzie din cauza scrierii de mână. Liniile de pe plăcuțele reflectă tranzacțiile de afaceri, cum ar fi vânzări sau tranzacții de inventar.

Jurnalele sunt utilizate pentru a facilita procesul de contabilitate manuală. Acestea sunt tampoane cu scop specific pentru un anumit proces. Ai putea avea un jurnal pentru toate tranzacțiile bonului, de exemplu. Atunci când are loc o vânzare, scrieți tranzacția în revista ca un singur element rând. La sfârșitul unei săptămâni sau o lună, adăugați la tranzacțiile și să facă o intrare jurnal în registrul general - un credit de vânzări, și un debit de numerar.

Atunci când se utilizează un sistem de contabilitate manual, trebuie să aveți o strategie pentru a găsi și de a corecta erorile într-un mod eficient. În general, găsiți o eroare atunci când compilați un echilibru proces, și nu echilibru - debitele fac credite nu sunt egale. În acest caz, asigurați-vă că soldurile de pe jurnalele și intrările în jurnal sunt corecte. Ai putea rula o bandă de calculator, și atașați-l la fiecare pagină a revistelor și registrul general, asigurându-vă că totaluri sunt corecte. Trebuie să examinați, de asemenea, balanta de verificare pentru rezonabil, și compara numerele cu ultima balanta de verificare, în căutarea de diferențele care pot fi greșeli.