Atașamentul Vs. Carcasă pentru o scrisoare de afaceri

Deși cele două cuvinte "atașament" și "împrejmuire" de multe ori sunt folosite alternativ în multe scrisori de afaceri, ele sunt atât de diferite metode, inclusiv elemente în cadrul unei scrisori de afaceri. Pentru unele organizații, cum ar fi guvernul, utilizarea pentru fiecare este delimitată prin corespondența trimisă, în timp ce pentru alții, fie utilizarea este acceptabilă.

Un atașament este un document care este o parte din scrisoarea de afaceri. Aceasta adaugă sau descrie în continuare informațiile în cadrul scrisorii. Unele exemple includ o foaie de calcul, care oferă o explicație vizuală de facturare sau previziuni financiare, o diagramă care oferă o imagine grafică a tendințelor de afaceri sau a unui buget. La trimiterea unui atașament, includ cuvântul, „attachment“ pe partea din dreapta jos a scrisorii, cu un punct și virgulă, numărul de atașament, sau ați putea adăuga în corpul scrisorii pe care elementul este atașat.

O incintă este un document care este, în plus față de scrisoarea de afaceri. Ea poate sta singur ca un document propriu și nu necesită scrisoarea de afaceri pentru a explica ce documentul este sau cum să-l interpreteze. La trimiterea unui dulap, într-o scrisoare de afaceri, plasați literele „enc“, cu un semi-colon sau de a scrie cuvântul „carcasă“ în partea de jos a scrisorii din partea stângă, din partea dreaptă. Apoi a pus numele documentului. Acesta avertizează cititorul că un al doilea document este inclus în corespondență.

În unele situații, nu există nici o metodă disponibilă pentru a diferenția între o atașare și o incintă. Una dintre aceste situații se produce atunci când trimiteți o scrisoare de afaceri prin e-mail. Deoarece nu există nici un element fizic în care să plaseze o incintă, și e-mail este o formă de transmisie electronică, toate documentele trimise să devină un atașament de e-mail. Atașamentul se adaugă la e-mail ca un element downloadle care este trimis cu corpul e-mailului.

Pot exista reguli în vigoare pentru utilizarea anexelor și închiderile în anumite ramuri guvernamentale federale. De exemplu, manualul de studiu geologic SUA, în manualul de corespondență, descrie modul în care să se ocupe de un atașament și o incintă la trimiterea corespondenței la acest departament guvernamental. Conform manualului, trimiteți un element ca atașament atunci când corespondența trimisă este o notă, în timp ce în cazul în care corespondența este o literă, veți utiliza camera de cuvânt pentru documente suplimentare.