Nevoile documentare a unei mici afaceri

Documentația este necesară pentru a efectua orice afacere, indiferent dacă este mic sau mare, și este o sursă utilă pentru a ține evidența tranzacțiilor și a proiectelor. Întreprinderile mici au adesea o mulțime de tranzacții mici, și poate fi dificil de a urmări obligațiile și validați fiecare tranzacție dacă nu sunt înregistrate într-un format definit. Ai nevoie de documentație privind fiecare aspect al operațiunilor dumneavoastră, deoarece vă ajută să monitorizeze și să evalueze progresul afacerii dvs., să furnizeze dovada, să pregătească situațiile financiare și să identifice sursa de încasări.

Fiecare antreprenor sau proprietar de mici afaceri are nevoie pentru a urmări progresul de afaceri pentru a asigura diverse tranzacții și operațiuni sunt executate conform planului. documentație corespunzătoare oferă un rezumat complet al unei afaceri și vă ajută să îmbunătățiri ca afacerea creste. De exemplu, trebuie să documenteze bugetele pentru procesele de afaceri. Puteți evalua apoi angajat și de afaceri de performanță pe baza acestor documente. Evaluarea vă poate ajuta să proiectați noi strategii de creștere și de a identifica îmbunătățirile necesare în procedurile de afaceri și îmbunătățiri ale performanței angajaților.

Fișierele permanente sunt documente pe care le păstrați pentru o perioadă nedeterminată. Acestea includ politici de afaceri, planuri de conturi, polite de asigurare, înregistrări de pensii ale angajaților și înregistrări imobiliare. Păstrați permanent înregistrările fiscale. Puteți folosi înregistrările pentru a fi salvat vă ajuta cu raportare fiscală curent la Internal Revenue Service, și poate fi necesar pentru a face modificări. Păstrați înregistrări ale activelor dvs., cum ar fi clădirile și vehiculele companiei în fișierul permanent pentru atâta timp cât aveți proprietatea. Dacă scapi de proprietate, tot ar trebui să păstreze documentația de ea pentru încă patru ani. Dacă aveți angajați, să păstreze beneficiile și planul de pensii pe termen nelimitat de informații.

Este esențial să mențină fișiere de politică pentru a se asigura că afacerea își desfășoară activitatea în conformitate cu standardele etice și legile și reglementările relevante. De exemplu, un manual angajat ar putea servi ca un fișier de politică de resurse umane. Acesta conține probabil așteptările companiei pentru comportamentul angajatului. De asemenea, s-ar putea aborda politicile etice ale companiei, abordarea cerința ca angajații să mențină integritatea, corectitudine, respect și onestitate în timp ce desfășoară activități de afaceri. De asemenea, ar putea include politici de servicii pentru clienți, care se ocupă cu atitudinea angajaților față de clienți. departamente specifice sau zone funcționale mențin propriile lor politici. De exemplu, zona de contabilitate și finanțe ar putea avea politici privind tratamentul situațiilor financiare, inchideri de luni-end, plăți furnizor și respectarea legilor fiscale.

Indiferent dacă alegeți foi de calcul self-made, software special sau o carte de tranzacție de hârtie, documentația financiară este esențială pentru supraviețuirea afacerii tale. Vei păstra multe înregistrări financiare, iar acestea vor servi ca documente justificative pentru tranzacțiile legate de afaceri. În linii mari, acestea includ înregistrările de salarizare, contracte de asigurare pentru proprietatea dvs., și, dacă sunteți o afacere de fabricație, registru de inventar. Ai nevoie, de asemenea, registru fix-activ și de instalații și echipamente pentru documentare. Cărțile de conturi de primit și conturi de plătit, documente privind achizițiile și cheltuielile, veniturile brute și înregistrările fiscale ocuparea forței de muncă sunt, de asemenea, esențiale.

Vei avea nevoie de o bună documentare pentru a depune declarații fiscale corecte la sfârșitul perioadelor fiscale. documentele și înregistrările relevante includ chitanțe, cecuri anulate, detaliile proprietăților și a investițiilor, precum și alte documente care pot servi drept dovadă a activităților. Cât timp vă păstrați aceste înregistrări depind de informațiile în înregistrare. De exemplu, dacă vă aflați în perioada de a depune o modificare fiscală, să păstreze toate documentele justificative pentru acest amendament până după expirarea perioadei. De asemenea, să păstreze toate documentele justificative, până în momentul în care trece IRS poate evalua impozitele pe venitul dumneavoastră. Dacă nu depune o întoarcere, va trebui să păstreze documentația pe termen nelimitat.