Cum se pregătește facturile comerciale

Pregătirea corespunzătoare a facturilor comerciale face mai probabil afacerea dvs. va fi plătit pentru produsele sau serviciile sale la timp. O abordare amănunțită a facturare poate ajuta, de asemenea, să vă păstrați înregistrări mai bune și să păstreze bugetarea pe drumul cel bun.

Crearea unui șablon de facturi comerciale, care include categorii pentru toate informațiile relevante. Formularul poate fi umplută ar trebui să includă antetul companiei dumneavoastră sau logo-ul și informațiile de contact, inclusiv numerele de telefon și de fax și e-mail și site-ul de adrese. Include spoturi pentru a completa data comenzii si data facturii, numele sau codul de numărul unui agent de vânzări și numărul de licență sau codul de înregistrare fiscală contractantului dumneavoastră, dacă este cazul. Creați coloane care vă permit să completați în cantități, descrieri și a prețurilor pentru articolele vândute și un element rând pentru adăugarea impozitului pe vânzări și calcularea total. Lasă un spațiu pentru note.

Atunci când serviciile sau detalierea elementelor vândute, să fie specifice. Includeți numere de o parte, codurile de referință sau descrieri care fac clar pentru tine și cumpărătorului ceea ce factura este corelarea. Divizați de lucru pe oră, și include o descriere a serviciilor prestate. Acest lucru vă ajută să urmăriți de inventar și de lucru de produs și permite clientului pentru a vedea o listă detaliată a ceea ce el a taxat pentru. În cazul unui litigiu, factura poate clarifica neînțelegerile și a vă ajuta să evitați întârzierile la plată. În cazul în care un număr de comandă de achiziție sau cod de autorizare de către cumpărător a fost implicată în tranzacție, să includă acest lucru, de asemenea.

Creați o versiune electronică a facturii comerciale pentru a face procesul de facturare mai rapid și mai eficient. Facturile care sunt generate electronic și trimise prin e-mail pot fi urmărite în mod eficient, mai ales dacă solicitați o „confirmare de citire“ pentru a urmări atunci când destinatarul a primit și a deschis documentul. Astfel se evită creanțele potențiale ale unei facturi se pierde în e-mail. Dacă emite facturi de hârtie, includ un plic plătit poștale pentru a încuraja plata promptă.

Notă privind factura atunci când plata este datorată, și lista de penalități sau taxe pentru întârzierea plăților. Includeți direcții pentru modul în care factura poate fi plătită, cum ar fi opțiunile online, consultați corporative, casier a verifica, ordin de plata sau card de credit corporative. Specificați numărul direct la departamentul de contabilitate, în cazul în care un client dorește să facă o plată sub forma unui transfer bancar sau card de debit prin telefon.