Documentarea procesului verbal

Documentarea minute de întâlnire necesită în mod corespunzător o mare de organizare și atenție la detalii. Deoarece minute de întâlnire devin adesea documente legale, este important să se rezume discuțiile cu exactitate. Faceți o copie de rezervă și păstrați într-un loc sigur, și să distribuie copii suplimentare pentru părțile relevante. Cu practica, devine mult mai ușor pentru a documenta întâlnirea de minute cu acuratețe și concis.

Ceea ce aveți nevoie

• Agenda de ședințe
• Copie din Regulamentul de Ordine ale lui Robert

Sositi devreme, pentru a obține laptop-ul configurat și gata de plecare. Notați data, ora, locul și lista participanților. Înregistrarea ca o mare parte din discuția reuniunii cât este posibil pentru viteza de dactilografiere. Nu vă faceți griji cu privire la ortografie sau erori gramaticale. Dacă ți-e dor un pas important, cum ar fi trecerea unui element de mișcare sau de acțiune, este bine să ceară participanților întâlnire pentru a clarifica formularea. Salvați documentul, ocazional, pentru a preveni orice pierdere de date.

Editați-vă minutele de întâlnire, cât mai curând posibil după întâlnire, atunci când memoria discuției este încă proaspăt. Corectați orice greșeli de ortografie sau gramaticale și de a asigura formatarea este constantă pe tot parcursul documentului. Introduceți un "proiect" filigran să notifice cititorilor că procesele-verbale nu au fost încă aprobate și făcute oficiale. Salvați fișierul folosind un nume de fișier, care este ușor de a identifica și diferenția mai târziu, cum ar fi "StrataCouncilMinutesDecember5".

Trimite procesul-verbal la scaunul de întâlnire sau de o altă persoană desemnată pentru a revizui discuția. Editați minutele din nou, pe baza feedback-ul pe care le primiți. Când editați, aveți grijă să se mențină integritatea procesului-verbal. Nu adăugați nici o discuție care nu a avut loc, sau pentru a elimina orice discuție care a avut loc. Salvați fișierul din nou.

Păstrează "Proiect" filigran în documentul până când procesul-verbal să primească aprobarea formală. Acest lucru se întâmplă de obicei la reuniuni ulterioare ale aceluiași comitet.

Odată ce comisia aprobă minute, se scoate "Proiect" filigran și salvați din nou fișierul. Distribuiți minutele aprobate membrilor comitetului, dacă este necesar.