Atribuțiile de locuri de muncă de funcționar Aprovizionare

Cea mai mare parte a zilei de muncă funcționar de achiziție este petrecut pentru pregătirea comenzilor de aprovizionare. Multe companii folosesc un funcționar de achiziție ca gatekeeper între departamentul solicitant și furnizor. Departamentele informează achiziționarea de nevoile lor de aprovizionare cu o rechizitie de cumpărare, iar grefierul de cumpărare pregătește un ordin de achiziție pentru a trimite furnizorului. O copie a ordinului de cumpărare este, de asemenea, furnizate la departamentul solicitant. O altă copie a ordinului de cumpărare este depusă de către grefierul de cumpărare pentru reconciliere, atunci când sosește comanda. Comenzile de achiziție pot fi, de asemenea, create fără implicarea departamentului pentru elementele inventariate în magazie.

Achiziționarea de furnizori de contact funcționari și contractori pentru a solicita oferte pe proiecte. Având în vedere costul, calitatea și de alți factori, grefierul de cumpărare face o decizie bazată pe valoarea totală furnizată de către ofertant. Cel mai mic pret nu este întotdeauna cea mai bună alegere, astfel încât un funcționar de achiziție trebuie să fie informat cu privire la serviciile și materialele incluse în ofertă să știe care se va potrivi cel mai bine compania.

În plus față de depunerea ordinelor de cumpărare, grefieri de cumpărare ține evidența listelor de prețuri, contracte și detalii de transport maritim. Impiegatul de cumpărare, de asemenea, răspunde la departamentul și furnizorul întrebări cu privire la ordinele. grefieri de cumpărare de multe ori lucrează îndeaproape cu departamentul de recepție pentru a urmări expedieri de ordine și să se asigure că toate produsele comandate sunt livrate. În multe cazuri, elementele dintr-o singură comandă de achiziție pot fi livrate în mai multe expedieri, astfel încât este necesar să se țină o evidență exactă să știe că nici un produs nu lipsesc. grefieri de cumpărare se va ocupa, de asemenea, se întoarce atunci când elementele incorecte sunt expediate.

Mulți grefieri de achiziție utilizează sisteme de gestiune a stocurilor bazate pe calculator pentru a monitoriza costul mărfurilor. Impiegatul de cumpărare trebuie să fie foarte familiarizați cu software-ul. În cazul în care ordinele de cumpărare nu sunt create de sistemul de inventariere, el sau ea trebuie să introducă manual informațiile în sistemul de gestiune a stocurilor. Rapoartele pot fi imprimate de sistem pentru a identifica tendințele de utilizare sau furt. Impiegatul de cumpărare poate utiliza, de asemenea, rapoarte de inventar pentru a efectua audituri de preț sau să caute substituții.