Cum să ia notițe de reuniune efectivă

Fiind atribuit sarcina de a lua minute la o reuniune este văzută de unii oameni ca o sarcină ingrată. Cu toate acestea, stăpânirea artei de a lua minute de întâlnire eficiente nu este numai util pentru participanții să înțeleagă problemele, discuțiile și au convenit să elemente de acțiune, dar poate ajuta, de asemenea, alții care nu erau la masă în luarea deciziilor. Nu subestima puterea și eficiența de a învăța cum să stăpânească această abilitate de scriere.

Ceea ce aveți nevoie

• Notepad sau laptop
• Dispozitivul de înregistrare audio (opțional)

Începeți minutele întâlnirea de la partea de sus scriind numele întâlnirii, locul, data și ora la care acesta a avut loc.

Lista participanții invitați care sunt prezente prin numele lor, titlul și departamentul pe care o reprezintă, împreună cu cei invitați, dar nu este prezent. De asemenea, lista numele tuturor vorbitorilor invitați sau prezentatori.

Creați o subsecțiune pentru fiecare element pe ordinea de zi și să ia notițe ca discuția se referă la acest subiect. Notați discuții cheie și în cazul în care este posibil, încercați să indice numele persoanei asociate cu orice puncte-cheie făcute.

După discuții pe acest subiect, scrie orice stabilit de comun acord următoarele măsuri sau decizii luate din jurul elementului respectiv pe ordinea de zi să includă acțiuni recomandate de către cine, data scadentă, persoanele responsabile sau departamentul de implementare, etc. Aceasta este partea cea mai critică luarea minute proces, deoarece orice planuri de acțiune din cadrul reuniunii vor fi derivate din această secțiune.

Pentru orice probleme sau puncte de discuție ridicate, dar nu au fost rezolvate, adăugați-le într-o secțiune separată a paginilor dvs. minut etichetate „Probleme nerezolvate.“ participanții reuniune pot vizualiza aceste mai târziu și gazda reuniunii poate apoi decide cum să se ocupe de cea mai bună rezoluție a acestor elemente.

La sfârșitul procesului-verbal, notați data convenita următoarei reuniuni, ora și locația împreună cu orice alte informații care sunt necesare pentru participanții să știe în curs de pregătire pentru sesiunea următoare.

În cele din urmă, asigurați-vă că toți participanții invitați dacă prezenți sau nu primesc o copie a procesului-verbal. Este o bună regulă de degetul mare pentru a încerca și de a distribui minutele în termen de 24 la 48 de ore după întâlnire. În acest fel, dacă ceva este inexactă sau cineva a fost citat greșit, aceasta poate fi corectată în timp ce este în stare proaspătă în mintea fiecărui participanți.