Cum Procedurile de documentare contribuie la buna control intern?

În forma sa cea mai simplă, de control intern este suma a tot ceea ce afacerea dvs. face pentru a identifica și de a reduce riscurile pe care, în conformitate cu US Small Business Administration, de multe ori consuma aproximativ 5 la suta din veniturile anuale a unei companii. Cu toate companiile de toate mărimile se confruntă cu riscuri de fraudă, furt și abuz de active de afaceri, întreprinderile mici, cu proceduri de documentare inadecvate sunt adesea mai vulnerabile. Procedurile de documentare contribuie la, și fac parte, controale interne puternice.

În timp ce procedurile de documentare bine dezvoltate atât consolidarea controalelor interne preventive și de depistare, procedurile de documentare inadecvate sunt un motiv principal de ce unele afaceri nu afla că furtul sau frauda are loc până când este prea târziu, „Jurnalul de contabilitate“ note. Procedurile de documentare formale oferă îndrumări pentru punerea în aplicare a controalelor, și creșterea responsabilității, ca angajații trebuie să dovedească și să verifice, mai degrabă decât pur și simplu de stat, care au urmat sau efectuat un control intern.

Procedurile de documentare a crea dovezi trasabile, inclusiv cine a fost implicat într-o activitate sau o tranzacție financiară și, atunci când și modul în care a fost implicată. Puteți crea proceduri, cum ar fi ora și data de ștanțare care lucrează în spatele scenei, precum și normele de documentare stabilite pentru angajații să urmeze. Ambele sunt la fel de importante pentru reconstruirea acțiunilor atunci când urmărirea tranzacțiilor și crearea de piste de audit. De exemplu, alunecările de vouchere semnate, copii ale controalelor mărunte reaprovizionare numerar, log-într-un angajat ID-ul și timp de calculator și data timbre toate oferă probe de audit pistă.

atașamente reale sau scanate, notele de subsol într-un raport financiar și un jurnal de tranzacții pentru calculator schimbare sunt exemple de proceduri de documentare care contribuie la consolidarea și controalele de gestionare a informațiilor. Toate sunt utile pentru documentarea motivelor pentru corectarea sau ajustarea de hârtie sau de înregistrări electronice de afaceri, care ajută în cele din urmă vă prevenirea și detectarea fraudelor și furt angajat. Un timbru corespunzătoare dată în timp și dovada aprobării prealabile, cum ar fi inițialele managerul departamentului, întărește managementul informațiilor controlează chiar mai departe.

În plus față de prevenirea fraudelor, depozitare și gestionare a inventarului procedurilor interne și externe de documentare pot sprijini controalele de calitate. Acestea includ angajații care necesită depozit pentru a conta, inspecta și documentul deteriorat marfa de intrare și de ieșire. Procedurile de fraudă și de prevenire a furtului care contribuie la un control intern bun includ o regulă de documentare care necesită angajaților să completeze, să semneze și să prezinte o foaie de preluare pentru fiecare comandă a unui client care își încetează activitatea și procedurile care înregistrează etichetarea și identificarea obiectelor de inventar, inclusiv descrieri, numere de o parte, de unități de măsura și cantitățile.