Care sunt avantajele unui sistem de management bun Records?

Indiferent de tipul de afacere funcționează, va trebui să fie capabil să localizeze înregistrările să fie menținută de către compania dumneavoastră. Aceste înregistrări trebuie să fie corecte, de asemenea, mai ales dacă acestea sunt ținute să respecte reglementările locale, statale sau federale. Două componente cheie ale unui bun sistem de management al înregistrărilor sunt promptitudine și acuratețe.

Nu neglija pune un bun sistem de management al înregistrărilor în poziție. Nu vrei sa trebuie să caute prea mult pentru un document sau informații în timp ce seful tau sau un client este în așteptare. Neglijarea ca acesta este un pierde-vară timp și arată o lipsă de organizare.

Clienții care doresc companiile care sunt bine organizate pentru a gestiona tranzacțiile lor de afaceri, sefii doresc angajații organizate, eficiente. Se poate salva companiile și clienții de bani pentru a putea accesa mare nevoie documente mai rapid, dar ei nu pot face acest lucru în cazul în care înregistrările nu sunt în stare bună și corectă.

Menținerea unui bun sistem de management al înregistrărilor insuflă încredere clienților dumneavoastră despre capacitatea dumneavoastră de a colecta, stoca și prelua informațiile pe care le pot avea nevoie imediat. Prin urmare, un bun management de înregistrare implică atât colectarea de date corecte și compilare la fel de mult cum o face de stocare a datelor și de regăsire.

înregistrări exacte, în timp util și ușor accesibile ajuta compania dumneavoastră de a participa la punerea în comun a resurselor cu alte întreprinderi și entități. Acest lucru se vede în domenii profesionale, cum ar fi finanțe, în cazul în care o bancă poate distribui numele și adresele clienților aprobate pentru extinderea ofertelor de credite din brațele lor ipotecare și de investiții afiliate.

Investițiile sunt sensibile la timp, așa că, dacă banca sau compania dvs. are un decalaj în accesul la date sau informații inexacte de client acest lucru poate afecta vânzările în jos-the-line pentru alte afiliate.

Unele management al înregistrărilor este dictat de organisme, cum ar fi IRS sau autoritățile fiscale pe venit de stat care reglementează. Având sisteme de administrare a înregistrărilor de calitate inferioara sau sărace în loc pot afecta negativ o capacitatea de afaceri pentru a îndeplini aceste cerințe legale. Sisteme bune de management de înregistrare, pe de altă parte, oferă următoarele avantaje pentru angajatori din punct de vedere: protocoale dedicate care va preveni eșecurile de legalitate, supraveghere adecvată pentru a preveni pierderea permanentă a datelor sau rătăcirea aceasta și memento-uri în timp util cu privire la informațiile de raportare conform cerințelor persoanelor juridice.

Potrivit Arhivele Naționale ale guvernului federal (NARA), unul dintre beneficiile sau avantajele unui sistem de management al înregistrărilor bună este că se creează eliberează spațiul mediu de birou, deoarece înregistrările care au devenit inactive și sunt mutate în alte locații, pentru stocarea scopuri.