Ce este o foaie de însoțire pentru fax?

In ciuda progreselor tehnologice în comunicații electronice, aparate fax rămân o metodă importantă de diseminare a documentelor începând cu 2015. Fax foi de acoperire a servi un rol important în alertarea destinatarii despre care ar trebui sa faxul, și ceea ce este în ea.

Una dintre funcțiile principale ale unei foi de acoperire fax este de a identifica expeditorul și destinatarul documentului. In timp ce foi de acoperire sunt opționale, o lipsă de informații de contact de bază ar putea duce la transmisii pierdute. În cazul în care destinatarul nu preia faxul, de „destinatar“ alerta pe foaia de acoperire ajută documentul ajunge la persoana potrivită. În plus, un destinatar de fax, care recunoaște numele expeditorului s-ar putea adresa documentul mai rapid. Multe companii au foi de acoperire de fax bazate pe șablon cu numele și logo-urile lor deja imprimate pe pagină.

O foaie tipică de acoperire fax, are, de asemenea, o secțiune pentru motivul pentru care faxul este transmis, sau comentarii cu privire la documentul incintei. Această secțiune este utilă atunci când un expeditor are îndoieli dacă cineva va lua în serios transmisia. Dacă o companie depune o propunere oferta nesolicitata, de exemplu, foaia de acoperire ar putea să indice beneficiul beneficiarului lecturii prin intermediul materialelor. Detalii privind documentele pot aminti, de asemenea, destinatarul că materialele trimise prin fax urmări o discuție anterioară sau acord.

Data transmiterii și numărul de pagini trimise sunt, de asemenea, elemente comune pe foaia de acoperire. Ambele sunt importante pentru evidentelor și precizie. O dată pe un fax permite unui expeditor fundamenta pe care a cunoscut-o anumită limită de depunere. Numărul de pagini din faxul este foarte important să se protejeze împotriva transmisiilor incomplete. O foaie de acoperire s-ar putea afirma, „5 pagini, inclusiv foaie de acoperire.“ Acesta avertizează destinatarul că transmisia ar trebui să conțină cinci pagini totale. În cazul în care lipsește vreunul, destinatarul poate alerta expeditorul la documentul incomplet.

O pagină de însoțire fax este, de asemenea, utilizat pentru a transmite dezvăluiri de confidențialitate și securitate cu anumite documente. Agențiile guvernamentale, instituții financiare și birouri juridice se numără printre organizațiile care ar putea avea declarații de confidențialitate sau de confidențialitate pe o foaie de acoperire. Această declarație avertizează destinatarul la natura delicată a incintei și contribuie la garantarea răspunderii în protejarea documentelor confidențiale. Faxurile pot, de asemenea, implica legal destinatarul cerințelor contractuale sau de reglementare. Unele companii folosesc transmisii de fax pentru a trimite documente-memo cum ar fi, și includ doar foaia de acoperire cu un rezumat sau un mesaj scurt pe o singură pagină.