Cum de a organiza o conferință Evenimente

Evenimente conferințe sunt interesante, dar să ia o mulțime de muncă și de planificare. În multe feluri, de planificare o conferință este un loc de muncă ingrată. Pentru a coordona un eveniment bun, ai nevoie de timp, o echipă și un plan. Ai nevoie de a planifica logistică, activități și divertisment și de a ajuta participanții cu cazare și transport. Trebuie să fii perspicace în negociere, flexibilă în planificarea și capabil de a rezolva creativ probleme.

participanți estimat. Pentru a planifica în mod corespunzător locul de desfășurare, difuzoare, ateliere de lucru și de buget, trebuie să estimeze numărul de participanți. Puteți stabili estimare pe care intenționați să le invitați. Dacă aveți înregistrarea de prezență de la evenimentele anterioare, puteți utiliza pentru a estima.

Planificați-vă bugetul. Dacă vă place locul de muncă, veți dori să-și petreacă doar suma de bani pe care le aveți. Veți avea nevoie să știe cât de mult să aloce pentru locul de desfășurare și alte cheltuieli.

Schiță evenimentului. evenimentul de conferințe va fi de trei zile sau patru zile? Va exista un difuzor pentru masa de prânz și seara? Sau vei avea un eveniment de seara, la toate? În acest moment, planurile tale ar trebui să fie flexibil, dar este important să avem o idee.

Rezervați-vă locul tău. Nu este neobișnuit pentru locuri conferință să fie rezervat ani în avans. Decide negocierea contractului dacă doriți in-house de catering.

Trimite save-the-data de informații. Odată ce aveți contractul loc, puteți face cunoștință invitaților când și unde evenimentul va fi. Dacă aveți un site de conferințe, să actualizeze datele on-line, de asemenea.

vorbitori de carte și de divertisment. Vrei să aibă cât mai multe difuzoare rezervat cât mai curând posibil. Acest lucru va ajuta să finalizeze ateliere și sesiuni plenare. De asemenea, au difuzoare de rezervă deoarece în mod inevitabil, lucrurile se vor dovedi altfel decât vă așteptați.

Roată și înțelegere. Pe măsură ce te planurile tale finalizate, puteți începe a face planuri pentru sponsorizari corporative. Cere corporații să sponsorizeze evenimente, oferă premii sau ajuta la promovarea conferință. De asemenea, contactați hoteluri locale pentru a rezerva reduceri pentru participanți. Dacă nu ați procura catering, face aranjamente pentru a hranei pentru animale participanți.

Configurarea de înregistrare. Fie că acceptați înregistrări on-line, prin e-mail sau prin telefon, au toate procesele pentru a gestiona înregistrările. Asigurați-vă că de fier din toate ciudățeniile și depanarea proceselor înainte de timp.

Trimite invitații. Acum, că aveți procesele și informațiile existente, puteți trimite invitații. Este necesar să se trimită invitații prin e-mail pentru evenimente de conferințe. Dacă aveți invitați speciali sau VIP-uri, le puteți trimite invitații prin e-mail.

Fii pregatit pentru orice. Doar pentru că evenimentul a început nu înseamnă munca ta este de peste. Inevitabil, va trebui să răspundă la întrebări, rezolva o problemă sau a afla unde este ceva.

Face o conferință wrap-up. Cel mai bun timp pentru a învăța din greșeli este atunci când acestea sunt în stare proaspătă în mintea ta. Ia un moment pentru a evalua cu căile tale de echipa pe care o puteți îmbunătăți asupra evenimentului data viitoare.