Cum de a proiecta un Law Office electronic

Birouri de avocatura cu sisteme de evidență electronice au nevoie de o protecție eficientă de backup. (Imagine: Imagine calculator de martini de la Fotolia.com)

Ca firmele de avocatura de astăzi din ce în ce se bazează pe tehnologie și software de calculator programe juridice de organizare a informațiilor și a documentelor, birouri de avocatura au explorat trecerea la sisteme informatizat. cabinete de avocatura electronice, de asemenea, cunoscut sub numele de cabinete de avocatura digitale, permite avocaților să stocheze și documentele de revizuire cu eficiență îmbunătățită. Avocați și clienții se bucură deopotrivă de beneficiile unui birou de drept electronic. Avocații deja folosesc tehnologia de calculator pentru gestionarea practica a legii poate proiecta un birou de drept electronic.

Ceea ce aveți nevoie

Calculator
server de fișiere de rețea
scanner de imagistica de documente

Alegeți un format de document imaging pentru a utiliza la scanarea documentelor de hârtie și convertirea lor în fișiere digitale. Luați în considerare dimensiunea fișierului și compatibilitatea cu programele-calculator dat altor avocațiale aceste considerente, multe birouri de avocatura a crea Portable Document Format (PDF) fișiere. Selectați un scanner document imaging, identifica numărul de scanere necesare pentru dimensiunea practicii și alege locațiile din birou lege în cazul în care vă puteți conecta scanere la rețea, permițând în același timp personal pentru a le accesa cu ușurință.

Dezvoltarea unui sistem de arhivare electronică pentru a ține evidența documentelor scanate și stocate digital. Decideți cum va denumi fișiere corelate, fișiere de sortare digitale în dosare și manual organiza aceste dosare pentru a le menține în mod clar identificabile și accesibile. Punerea în aplicare a software-ului de management al documentelor pentru a automatiza sistemul dvs. în cazul în care practica se va ocupa de prea multe documente pentru a permite metodele manuale depunerea electronică.

Punerea în aplicare a firewall-uri și măsuri de securitate în rețea și calculatoare de birou pentru a combate viruși, spyware, troieni și viermi, care ar putea provoca pagube serioase computerelor dvs. și ștergerea documentelor de informare și de client caz electronic stocate. Revizuirea disponibile anti-virus și software anti-spyware și selectați opțiunile corespunzătoare pentru dimensiunea rețelei computerului și cerințele de sistem.

Identificați măsurile de backup server de fișiere de rețea pentru a proteja birou dreptul de pierderea documentelor în cazul unui dezastru natural sau o defecțiune a computerului au fost să aibă loc. Luați în considerare dacă de rezervă pentru hard disk-uri externe este suficientă pentru a proteja fișierele sau dacă aveți nevoie, de asemenea, de stocare în afara amplasamentului.

Scrie un manual de proceduri de birou care explică designul biroului legii electronice și include politicile privind scanarea documentelor, arhivare și de retenție. Include o politică de birou largă în ceea ce privește utilizarea personală a rețelei de calculatoare de birou, cum ar fi pentru descărcarea de fișiere atașate. training-plan pentru personalul de birou și de alți avocați, pentru a ști cum să se conformeze cu manualul.