Politici de birou & Taxe recepționist

Sarcina principală a unui recepționer este de a intampina vizitatorii si le direct la birourile sau administratorii corespunzătoare. Receptionerul este fața publică a oricărei companii, și ar trebui să fie prietenos, amabil și cunoștință a tuturor procedurilor și politicilor de birou. Acestea pot varia de la un birou la altul. De exemplu, un recepționer medical va trebui să știe cum să obțină informații de asigurare de la fiecare pacient și modul de colectare a co-plătește, dacă este necesar. Cu toate acestea nu trebuie să răspundă la întrebări medicale, ei ar trebui să știe cine să direcționeze pacienții la cazul în care au o problemă. O secretară într-un birou de avocatura nu ar trebui să ofere consiliere juridică, dar ea trebuie să știe cine în biroul lor are experienta necesara pentru a lucra cu un client și prompt-l direct la acea persoană.

În unele cazuri, receptioneri sunt responsabile pentru aplicarea politicilor și procedurilor de birou. Politicile specifice de birou vor varia de la un birou la altul, dar ele sunt de obicei proiectate pentru a proteja siguranța și bunăstarea angajaților și a clienților în birou. Politicile de birou pot include interzicerea fumatului, consumul de băuturi alcoolice și angajarea în hărțuirea sexuală sau verbal în zona de birou sau de recepție. Multe birouri au, de asemenea, un cod vestimentar de bază, și necesită toată lumea care intră în birou pentru a purta pantofi și haine adecvate. Alte politici de bază de birou acoperă ore de funcționare, facturare și modul în care să informeze clienții cu privire la orice modificări ale serviciilor sau taxe. La fel ca toți angajații, recepționerul ar trebui să fie conștienți de politicile de birou și să aibă un manual angajat disponibile în orice moment.

În multe birouri, receptioneri sunt responsabile pentru depunerea unor cantități mari de informații. Acestea ar putea include înregistrări ale clienților de muncă, istorii legale sau medicale, adresa și informațiile de contact, sau informații financiare. Desi angajatorul o recepționerului poate avea acces complet la aceste informații, recepționerul nu ar trebui să-l împărtășească cu cineva din afara biroului sau cu personal neautorizat în birou sau locul de muncă. Politicile de birou oferă reguli stricte privind clienților dreptul la intimitate și de multe ori includ sancțiuni pentru eliberarea de informații neautorizate. Deoarece recepționeri sunt încredințate cu o informație extrem de personal, acestea trebuie să fie conștienți de aceste politici și să adere la ele în orice moment. Recepționeri ar trebui să fie, de asemenea, posibilitatea de a informa consumatorii cu privire la drepturile lor de confidențialitate, și să răspundă la întrebările pe care le-ar putea avea cu privire la aceste probleme.