Cum de a crea un sistem de evidență Flawless

Imaginați-vă trăgând un sertar și flipping fără efort dorit
fișier în câteva secunde. Doar o fantezie? Nu trebuie să fie. Odata ce tu
au un sistem de lucru în loc, cabinetul de depozit al viselor tale este
la indemana.

Decide cu privire la un sistem de clasificare și etichetare. Cel mai bun mod de a începe acest lucru este de a sorta grămezi de hârtie de pe birou în Grupe- un model va apărea în curând.
Nume foldere fișier cu substantive. Alege cele care pop prima în minte atunci când aveți nevoie de material. Dacă credeți că „Chestii de fundal“, mai degrabă decât „Materiale de cercetare“, apoi utilizați titlul mai informal. Veți găsi fișierul mai ușor mai târziu.
lucrări de fișiere cu promptitudine. Dacă absolut nu se poate lua timp pentru a depune imediat o hârtie, cel puțin mâzgăli un nume de fișier pe ea. Acest lucru va accelera mai târziu de sortare și de depozit.
Scrieți data (luna și anul) începe un fișier de pe etichetă. Acest lucru vă spune cât de mult ai avut-o și face mai ușor pentru a purja mai târziu. Dacă fișierul devine prea gras, doar deschide un al doilea cu același nume, dar o nouă dată, astfel încât să nu se termină cu fișiere suprasaturate pe termen lung.
Găsiți materiale importante rapid de anumite dosare de fișiere de codificare cromatică. Acest lucru funcționează cel mai bine dacă rezervați două sau trei culori pentru anumite tipuri de fișiere: probabil roșu pentru „Criza în așteptare,“ verde pentru „aranjamente de călătorie“ și negru pentru „cele mai iritante client.“ Mai mult de trei culori devin prea greu de reținut, care învinge scopul.
Păstrați fișierele cel mai frecvent consultați în sertarele de fișiere de birou sau într-un suport de pilă de rulare, care se potrivește sub birou sau în apropierea acestuia.
Dedicați o parte a spațiului de fișiere-cabinet de prim-un fișier indrumator - un fișier acordeon, cu intervale orare zilnice și lunare numerotate. Utilizați sloturile de zi cu zi pentru a depune documente legate de date pentru luna curentă, și a pus material interval mai lung în secțiunea luna corespunzătoare a lui. A se vedea 10 Configurarea unui sistem de memento.

Purge fișierele curente, puternic și fără milă. Limita de fișiere active, la două sertare. Dacă începe eyeing un al treilea sertar, consideră că este un semn că trebuie să treacă prin două principale din nou și pentru a muta mai mult material pentru arhive - sau coșul de gunoi.

Stabilirea unui program de purjare pentru fișierele arhivate. Pune documentele nu sunteți sigur cu privire la aruncarea înapoi într-o cutie și apoi alegeți o dată pentru a face o finală, decizie fără întoarcere-back despre ele. Marcați calendarul cu data de execuție cutia lui. Când sosește în acea zi, da conținutul încă o privire și apoi aruncați-le.

sfaturi Avertismente

Stocați câteva dosare goale la partea din față a sertarului fișier cele mai accesibile, astfel încât crearea unui nou fișier este ușor.
Stoca înregistrările financiare din anii anteriori, în cutii de depozitare etichetate de an. Verificați cu IRS și departamentele juridice și de contabilitate firmei dumneavoastră cu privire la cât timp trebuie să păstreze aceste. În cazul în care limita de timp este de până, reintroducă conținutul la tocător.
Alunga conceptul unui fișier diverse din viața ta. Dacă ceva este în valoare de a pune într-un dosar, este în valoare de a pune într-un dosar, care are o etichetă specifică.

Distribuiți pe rețelele sociale:

înrudit