Tipuri de sisteme de arhivare

Un sistem de evidență bine întreținute permite informații vitale pentru a fi accesate rapid și salvează o companie de bani prin economisirea de timp. Întreprinderi, școli, agenții guvernamentale și chiar și oamenii obișnuiți folosesc sisteme de evidență pentru a păstra afacerile organizate. Alegeți între patru tipuri diferite de sisteme de evidență pentru birou. Fiecare oferă propriile avantaje și dezavantaje.

În sistemul de evidență alfabetic, aranja înregistrările în conformitate cu numele - fie numele persoanei, societatea sau obiectul - în conformitate cu literele alfabetului. Utilizați acest sistem de evidență prin două metode diferite. Topic sistem de evidență alfabetic, de asemenea, cunoscut ca un sistem de dicționar, fișiere de înregistrări individuale, în ordine alfabetică. Aceste sisteme de evidență funcționează bine atunci când stocarea unui număr mic de înregistrări, mai puțin de 5.000 de fișiere, în conformitate cu Ancom, o companie de sistem de evidență.

Acest sistem se dovedește a fi problematică atunci când aveți mulțime de client sau clienții care împart același nume. Utilizați un sistem geografic - de asemenea, menționată ca o enciclopedie sau un sistem clasificate - de a organiza volume mai mari de înregistrări. În acest sistem, grup de subiecți împreună în categorii largi bazate pe locație, cum ar fi un oraș, județ sau de stat. Categoriile și fișierele din cadrul fiecărei categorii sunt aranjate în ordine alfabetică.

Atunci când se utilizează un sistem de evidență numerică, atribuie numere pentru fiecare fișier și aranja numerele în ordine secvențială. Fișierele pe oameni cu același nume nu va avea rubrici duplicat ca cu sistemul alfabetic. Acest sistem oferă, de asemenea, o mai bună confidențialitate fișier, deoarece nici un nume sunt afișate pe fișierele și funcționează bine la manipularea unui volum mare de fișiere. In loc de a atribui un număr de fișiere, utilizați sistemul cronologic, care pune fișierele în ordine după dată.

Atunci când se utilizează cifre de depozit terminale, atribuie numere de fișiere în ordine secvențială, dar le depune în conformitate cu ultimele două cifre. Ancom dă exemple de a găsi un fișier numerotat 17234. Mai întâi mergeți la secțiunea 34 a sistemului de evidență, uita-te apoi pentru 72 suprafața acestei secțiuni și în cele din urmă să căutați pentru fișierul 1. Acest sistem funcționează bine atunci când păstrarea mai mult de 10.000 de fișiere.

Utilizați ambele litere și numere pentru a organiza fișiere în sistemul de evidență alfanumeric. De exemplu, utilizați două litere pentru a semnifica starea de clientul trăiește, urmat de un număr pentru a indica numărul contului său. Acest lucru permite mai ușor presortare atunci când au nevoie pentru a scoate o cantitate mare de fișiere din aceeași locație.