Cum se scrie un e-mail de afaceri cu atașamente

Scrieți un subiect, care să reflecte în mod adecvat mesajul. Liniile specifice care fac obiectul va ajuta angajații să organizeze e-mail, conform proiectelor companiei. titluri vagi, precum „importante“ sau „Vă rugăm să citiți“ face dificil de a localiza mesaje în viitor.

Scrieți un mesaj care este concis și ușor de citit. Angajații trebuie să se cerne prin volume mari de mesaje e-mail de zi cu zi și au puțin timp pentru a citi mesajele lungi. Utilizați un font lizibil, include o mulțime de spațiu alb și folosesc litere superioare și inferioare în mod corespunzător. Scrieți mesajul într-un ton care este politicos dar și profesională, și să înceapă și să se termine cu salutări profesionale.

Consultați fișierul atașat. angajații ocupat sunt de multe ori s-au grabit de timp și poate trece cu vederea atașament în cazul în care nu există nici o referire la ea. Să destinatarul știu ce atașamentul conține și ce să facă cu ea.

Asigurați-vă că ați atașat documentul înainte de a trimite. Janis Fisher Chan, autorul „E-mail: Casarea Este bine Ghid - Cum să scrie și să gestioneze e-mail la locul de muncă,“ recomandă atașarea documentului înainte de a începe să scrie mesajul.

Lăsați cititorul știu ce program este necesar pentru a deschide fișierul. Suita Microsoft Office și Adobe Acrobat Reader sunt aplicații comune utilizate la locul de muncă.

Luați în considerare cantitatea de timp va lua destinatarul pentru a descărca fișierul atașat. Utilizați un program de compresie fișier pentru fișiere de mari dimensiuni, cum ar fi WinZip, sau rupe fișierul în secțiuni mai mici, pe care le puteți trimite separat. In considerare pentru angajat ocupat, s-ar putea, de asemenea, inserați documentul în corpul mesajului.

Corectează mesajul. Ortografie și erori gramaticale apar neprofesionist. De asemenea, evitați utilizarea de argou, abrevieri și emoticoane în mesaj. Acestea pot fi termeni bine-cunoscute, dar acestea sunt inadecvate în mesaje de afaceri.

Scanați mesajul și documentul atașat de viruși înainte de a trimite.

Includeți o notă încurajând cititorul să scaneze atașamentul pentru viruși înainte de a descărca. Acest lucru poate proteja compania de posibilitatea de acțiune în justiție în cazul în care beneficiarul primește un virus prin atașamentul tău.