Metode de documentare

Companiile folosesc procesul de documentare pentru a captura calea unui proiect de evaluare și de referință în viitor. Documentarea procesului ajută o companie în competențe și amintindu-ne de rafinare pentru a descoperi cele mai bune practici pentru fiecare proiect nou. Potrivit echipei Westfall, documentația proces standardizat este esențială pentru utilizarea în sprijinul formare, management și instrumente. Există mai multe metode pentru a documenta procesele din cadrul unei organizații.

Colectarea informațiilor este o metodă importantă utilizată în procesul de documentare, deoarece oferă cea mai mare parte a informațiilor necesare pentru a descrie proiectul. Metode de a aduna informații includ interviuri, întâlniri și rapoarte.

părțile interesate interviu sau persoane cheie implicate în proiect pentru a obține informații cu privire la modul în care acestea evaluează procesul. Aranjați-țintă întâlniri de discuții de grup pentru a captura punctele de vedere ale persoanelor afectate în mod direct de proiect. Necesită membrii echipei implicate în proiect pentru a completa rapoarte care urmăresc progresul pe sarcini, programe și activități legate de proiect. Participați și documente referitoare la toate evenimentele organizate pentru a promova sau de a discuta proiectul. Utilizați un notebook, aparat de fotografiat și magnetofon (dacă este necesar) pentru a documenta aceste reuniuni. Ia fotografii înainte și după finalizarea proiectului.

Potrivit knowledgeleader.com, documentația de proces ar trebui să includă un rezumat, o relatare detaliată și o diagramă de flux de proces. Începeți cu rezumatul dându-o scurtă descriere a sarcinii de a îndeplini prin acest proces, localizarea proiectului și obiectivul de a atinge.

Schiță diferitele etape necesare pentru a lua în timpul procesului și care este responsabil pentru completarea fiecare pas. Păstrați scurt rezumat și clar. Nu elabora pe treptele prea mult. Încercați să păstrați documentația de proces la un număr minim de pagini.

Narațiunea detaliată este o metodă de a descrie succesele și pietrele de poticnire ale unui proces. Includeți informații despre ceea ce a fost de fapt făcut pentru a atinge obiectivul, ce au fost aduse modificări la planul inițial și de ce. Descrieți toți factorii și indicatorii care atribuite succesul proiectului. Examinați rapoartele membrilor echipei pentru a identifica acești factori. Descrieți orice aspecte ale procesului care failed- care au fost obstacolele și modul în care acestea au avut loc. Să identifice provocările și soluțiile posibile pentru a evita eșecul în procesele viitoare.

Organizațiile folosesc diagrame de flux pentru a documenta procesul vizual. O diagramă de flux a unui proces simplu este mult mai ușor de înțeles decât descrieri lungi.

diagrame de flux ilustrează în mod tipic relațiile dintre diferitele sarcini ale unui proces. Compilați diagrama de flux de proces prin tragere la principalele sarcini în cadrul procesului. Identificați grupurile-cheie responsabile pentru fiecare sarcină și le listați pe diagrama. Lista etapele necesare pentru a finaliza fiecare sarcină pe diagrama de flux.