Cum de a crea o invitație de ședință

Compania dvs. are o cultură și toate un stil propriu, iar când sunteți gata să găzduiască o întâlnire importantă, invitația ar trebui să completeze ambele. Tu se confruntă cu două opțiuni de bază: a crea un simplu „cine, ce, unde, când“ invitație sau un stilou, o scrisoare pe care le puteți trimite pe cale electronică sau prin poștă.

Anchor invitația cu un titlu, într-un font mare, care include numele gazdei și scopul reuniunii. De exemplu, s-ar putea spune, „Societatea de avocatură al lui Smith și Jones vă invită la reuniunea sa anuală de strategie“ sau „Camera de Comerț Westfield solicită prezența la o reuniune părțile interesate.“

Lăsați spațiu alb sub titlul înainte de a furniza alte detalii relevante despre întâlnire. Centrul de aceste informații, și a pus fiecare detaliu pe o linie separată, inclusiv în ziua ședinței și ora întâlnirii Data-de la început până la finish- și numele și adresa locul lui.

Lăsați mai mult spațiu alb și să furnizeze orice alte informații importante despre întâlnire, fiecare pe linii separate. De exemplu, s-ar putea dori să informeze invitații că aperitive sau o masă va fi servit sau ca un vorbitor notabil va lua cuvântul la un anumit moment. Dacă ședința va avea loc în afara orelor normale de lucru sau într-un loc nou și nefamiliare, s-ar putea dori să sugereze un cod vestimentar. Și dacă succesul întâlnirii depinde de participanții care vin pregătit cu anumite materiale, specificați pe invitația ceea ce sunt. Includeți informații RSVP, inclusiv un termen limită pentru a răspunde, în partea de jos a invitației.

Asigurați-vă intențiile clare fie prin plasarea unei linii în partea de sus a scrisorii sau emiterea invitației în liniile de deschidere: „Eu scriu pentru a vă invita la ședința inaugurală a noului Proprietarii de case Panorama Asociația la 19 Joi șaptesprezece/02, la XXX ....“Oricum, scopul tau este de a evita riscul de a ceea ce numesc jurnaliștii«îngropare plumb», sau de așteptare prea mult timp pentru a ajunge la punctul principal - și, probabil, provocând cititori să rateze aceasta.

Dedicați unul sau două paragrafe pentru a explica de ce întâlnirea este importantă și mai ales de ce prezența destinatarului este importantă în cadrul reuniunii. Amintiți-vă că, în plus față de informațiile doar transportul, setați tonul pentru întâlnirea viitoare. Deci, dacă spui că sunt „dornici de a arăta recunoștința noastră“ sau „Aștept cu nerăbdare să auzim sugestiile voastre“, să fie pregătit să urmeze acest exemplu în cadrul reuniunii.

Încheiați scrisoarea cu informații RSVP, inclusiv o dată pentru a răspunde. Extinde o dorință sinceră că beneficiarul participă la reuniune. Pentru o atingere iute de mână, dar presupunând, spune că „cu nerăbdare“ să vedem destinatarului la data reuniunii.