Calificări pentru Documentul de control

Păstrarea în condiții de siguranță și securitate a documentelor începe cu instruirea personalului și facility management. măsuri de control al documentelor există de aportul inițial de organizare pe termen lung. Caracteristici să ia în considerare atunci când se aplică măsuri de control al documentelor includ confidențialitatea și accesul publicului la dosarele, durata de control și a procedurilor de distrugere, de management al documentelor fizice si a documentelor electronice.

Managementul și personalul determină calificările de control al documentelor. calificarea personalului, investigații de fond și restricțiile de angajare depind de tipul de documente sub control de gestiune. Angajații care lucrează cu documente legale menținute într-un sistem de instanțe necesită o verificare a antecedentelor penale. lucrătorilor documentul financiar poate necesita un control de fond financiar. Lucrătorii care se ocupă, de stat, documente federale locale, bancare și de locuințe cu informațiile personale și numărul de securitate socială necesită, de obicei, cel puțin o verificare minimă de fond.

Întreprinderile trebuie să ofere facilități sigure bazate pe tipul de documente aflate sub control. documente unice sau fișiere document cu informații personale trebuie să fie sigure în orice moment. Organizațiile private trebuie să decidă care documentele trebuie să fie asigurată în zone restrânse, sau răspunderea juridică de risc pentru accesul neautorizat la informațiile private.

O afacere trebuie să acceseze procedurile de control al documentelor din aportul inițial al documentelor sensibile. documente non-sensibile pot fi prelucrate la întâmplare. documentelor de intrare sensibile ar trebui să verifice în cazul în care documentul a fost prezentat la biroul ștampilate-data. O ștampilă sau altă metodă poate fi utilizată pentru documentele livrate pe cale electronică, în persoană, prin poștă sau prin fax.

Un document cu informații personale, inclusiv numele, adresa, numărul de telefon, numărul de securitate socială, informații de familie, istoricul medical, istoricul financiar sau fapte cu caracter personal nedivulgate ar trebui să păstreze confidențialitatea. Comenzi pentru document pentru documente sau fișiere confidențiale limitează accesul la individ al cărui dosar personal este sau reprezentantul companiei care are nevoie să acceseze informațiile din motive de afaceri.

documentele de acces public trebuie să fie etichetate în mod diferit decât documentele confidențiale. Personalul calificat trebuie să fie instruiți cu privire la cerințele minime de acces. O procedură formală ar trebui să detalieze modul în care un document sau fișier poate fi vizualizat sau eliberat. Un semn în coli poate fi utilizată, sau o formă de identificare personală poate avea loc până când se returnează documentul sau fișierul. legile federale și de stat care restricționează sau permit accesul ar trebui să fie disponibile în format tipărit.

Controlul documentelor impune limitări de durată pentru menținerea documentelor și orientări stricte cu privire la distrugere sigură. se pot aplica regulile și reglementările specifice ale industriei. angajați instruiți determina când și cum să rezilieze documentul de control bazat pe caracteristicile documentelor. Aceste caracteristici includ informațiile în documentele, vârsta documentului și scopul documentului. Documentele pot fi distruse după ce informația nu mai este necesară, timpul setat pentru a menține informația a expirat sau documentul nu mai este necesar pentru scopul său inițial.