Clericale de birou și procedurile de depunere

conținut

Primite și de trimis
Fișiere și categorii
Corespondenţă
Distribuția internă
Depunerea cheie

Sistemele de evidență a stabili proceduri de birou care organizează informații în conformitate cu normele coerente care fac ușor pentru a găsi informații. Sistemele de evidență a organiza documente pe care alte persoane și organizații trimit companiei, înregistrări ale activităților interne ale companiei și înregistrările de informații pe care compania le trimite către alte companii și persoane fizice.

Primite și De trimis

În Trimise deține documente de ieșire înainte de a fi distribuite. documentele de ieșire includ e-mailuri trimise, faxuri sau documente pentru a scana și trimite în e-mail către entități din afara organizației. Mesajele primite deține documente primite înainte de acestea sunt depuse sau distribuite pe plan intern. Aceste documente includ documente memos- care detaliu un nou proiect, inițiativă sau documente care și client-vin în e-mail. Unele au cutiile poștale două secțiuni. O secțiune deține documente care au fișiere existente și o altă secțiune deține documente care au nevoie de un nou fișier.

Fișiere și categorii

Fișierele sunt dosare care dețin informații care aparține împreună în conformitate cu numele, data, subiect, locație, proiect sau alte date. Mai multe fișiere sunt grupate pe categorii. Adesea, aceste categorii li se atribuie o culoare și foldere cu coduri de culori sau autocolante sunt utilizate pentru referință ușor la aceste categorii. Sistemele de evidență stabilesc amplasarea logică a fișierelor individuale într-o categorie. De exemplu, un cabinet medical poate avea categorii de coduri de culori care corespund cu fiecare literă a alfabetului pentru pacient nume ultimele. Alte sisteme de evidență a aranja fișierele în funcție de subiect, categorii și funcții numerice, geografice și cronologice.

Corespondenţă

Incoming mail este stocat în fișiere care se referă la informațiile privind documentele. Companiile pus copii ale răspunsurilor la e-mail primite în același fișier ca și documentele originale primite. Unele companii stamp fotocopii ale răspunsurilor completate pentru a le distinge de răspunsurile care nu au fost încă livrate. De asemenea, fotocopii ale documentelor de ieșire sunt stocate în fișiere care se referă la informații cu privire la documentele, și stocate în același fișier ca și orice răspuns că societatea primește la aceste documente.

Distribuția internă

Mesajele primite deține documente care sunt distribuite în cadrul unei organizații, inclusiv e-mail pentru angajații individuali, memo-uri și alte documente fizice pe care angajații individuali primesc. documente interne de mesaje primite sunt distribuite angajaților prin plasarea documentelor în cutii picătură angajat, și, uneori, prin scanarea sau trimiterea prin fax documentul angajaților la distanță.

Depunerea cheie

În cazul în care nu există nici un fișier existent, care corespunde în mod logic cu un document nou, atunci un nou fișier este creat pentru a-l stoca. De asemenea, o nouă categorie este creat pentru un nou document în cazul în care nu există nici o categorie existentă care se potrivește cu documentul. Tastele de fișiere oferă un index pentru un sistem de evidență. Tastele listei de fișiere și să codifice toate categoriile într-un sistem de evidență, și indică modul în care este organizată în cadrul fiecărei categorii. De fiecare dată când se creează o nouă categorie, cheia de fișier este actualizat și distribuit către restul personalului sau afișate într-un punct central de referință.